Audit (engl.: audit)
(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 1.35)

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1. Definition

Systematische Überprüfung und Bewertung durch Fachleute nach vorgegebenen Checklisten. Definition in der Qualitätsnorm ISO 9000:2000: "Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um festzustellen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind".

Die ursprüngliche englische Bezeichnung für Rechnungsprüfung hat einen durchgreifenden Bedeutungswandel erfahren und ist inzwischen generell die Bezeichnung für Verfahren der systematischen Prüfung und Bewertung anhand von Checklisten, die den aktuellen Stand von Kenntnissen über die optimale Gestaltung der überprüften Systemteile und -prozesse dokumentieren, durch dafür geschulte Fachleute ("Auditoren" oder "Assessoren") (bekannt vor allem: Öko-Audit nach EU-Vorschriften sowie die Audits im Rahmen des Qualitätsmanagements).

Im Qualitätsmanagement werden je nach Reichweite der Untersuchung das Produktaudit, das Verfahrensaudit und das Systemaudit unterschieden.

Audit kann durch eigene Kräfte als internes Audit (= Selbstbewertung) und externes Audit verwendet werden, letzteres, durch akkreditierte Stellen durchgeführtes Audit ist Voraussetzung für eine Zertifizierung, z. B. im Qualitätsmanagement. Seitenanfang

2. Weitere Informationen
Audit - Online-Verwaltungslexikon

a) Was ist "Audit"

Auditing kann kurz als Konzept zur systematischen Überprüfung mit Hilfe von Prüffragen (Checklisten) bezeichnet werden. Es systematisiert insbesondere das Erfahrungswissen im Betrieb. Es ist weit verbreitet in der Automobilindustrie, die ohne diese Methodik kaum in der Lage wäre, die Vielzahl von Anforderungen an ein Auto und seine Komponenten zu erfüllen, aber auch weit darüber hinaus in allen westlichen Industrienationen.

Es hat sich inzwischen zu einer übergreifenden Methode zur Verbesserung von Abläufen und Leistungen und insbesondere zur Gewährleistung bestimmter Eigenschaften entwickelt und aus diesem Grunde in verschiedenen internationalen und nationalen Normen Eingang gefunden (z. B. ist es wesentliches Element einer Zertifizierung nach DIN ISO 9000 ff. oder im Rahmen Umfassenden Qualitätsmanagement (TQM), z. B. nach dem EFQM-Modell). Es ist von der EU u.a. in Gestalt des Öko-Audit im Umweltbereich als verbindliches Verfahren zur Gewährleistung von Umweltstandards eingeführt worden, entscheidend für den Durchbruch dieser Methodologie war vor allem der umfassende Einsatz in der Automobilindustrie.

Auditing zeichnet sich durch besondere Praxisnähe und Leistungsfähigkeit aus. Es ist wesentlich beeinflußt von den in Japan entwickelten Konzepten zur Qualitätssicherung und baut in vieler Hinsicht auf den dabei entwickelten Verfahren und Methoden auf.

Audit in diesem - weiten - Sinne darf nicht verwechselt werden mit der noch vor 10 Jahren gängigen Definition dieses englischen Wortes als "Rechnungsprüfung". Diese - enge - Bedeutung existiert zwar immer noch, im internationalen Management hat sich aber die weitere Bedeutung als ein flexibles System der Steuerung und Überprüfung mit Hilfe von Prüffragen durchgesetzt.

b) Typischer Ablauf der Entwicklung eines Audit-Verfahrens

Der typische Ablauf umfaßt etwa folgende Phasen:

  1. Identifizierung von Prüffragen
  2. Systematisierung der Prüffragen
  3. Operationalisierung (Festlegung von Kriterien für die Beantwortung von Prüffragen)
  4. Ermittlung qualitativer Maßstäbe
  5. Quantifizierung, soweit möglich
  6. Gesamtbewertung

Dieses Ablaufschema zeigt, daß Audit auf beliebige Teilprobleme anwendbar ist, also auch für organisatorische Fragen, wie sie Gegenstand des Projektes sein sollen. Ausmaß und Detailliertheit lassen sich je nach Situation bestimmen, es kann deshalb sehr praxisbezogen eingesetzt werden.

c) Audit Methoden

Neben einem generellen Vorgehensmodell (s. vorhergehenden Abschnitt) werden im Rahmen des Audit bestimmte Techniken eingesetzt, die insbesondere im Rahmen des Qualitätsmanagements entwickelt worden sind, wenn es nicht nur um die Dokumentation eines vorhandenen Zustandes, sondern auch um Problem. Dazu gehören z. B.

  1. Karten- oder Chart-Technik zur Problem- und Datensammlung
  2. Kreativitäts- und Problemspeichertechniken (Checklisten, Infomarkt)
  3. ABC-Analyse (Paretoanalyse)
  4. Fehlerhäufigkeitsdiagramme
  5. Ursache-Wirkungs-Diagramm ("Tannenbaum-Diagramm")
  6. Erfolgskontrolldiagramm
  7. Präsentationstechniken

Es handelt sich um praxiserprobte, leicht verständliche Techniken, die gleichzeitig aber in ihrem praktischen Nutzen für Problemlösungen unmittelbar einsichtig sind. Sie können – und sollten bei Bedarf – durch die klassischen Organisationstechniken ergänzt werden, die insbesondere folgende Bereiche umfassen:

  1. Erhebungstechniken
  2. Techniken der Zielanalyse und -systematisierung
  3. Analyse-Techniken
  4. Bewertungstechniken (z. B. Nutzwertanalyse)

d) Bedeutung in der öffentlichen Verwaltung

In der öffentlichen Verwaltung ist Audit als Instrument wenig bekannt, auch weil die Systematisierung von Erfahrungswissen nicht als Problem gesehen wird. Die Bundesregierung hat die "Förderung des Audit-Gedankens am Beispiel des Datenschutzes" in ihr Programm Moderner Staat aufgenommen, ohne dass die grundsätzliche Bedeutung dieses Instruments ersichtlich wird. Es ist ein Leitprojekt zur "Kooperation mit Privaten".

Nach meiner Einschätzung liegt in dieser Methodik ein erhebliches Potenzial zur Steigerung der Effizienz in der Verwaltung. Angesichts ständig steigender Anforderungen am einzelnen Arbeitsplatz wird man ohne entsprechende Instrumente künftig kaum noch auskommen können! Dabei kann auch internes Audit (Selbstbewertung) eine wichtige Funktion übernehmen, die im Programm der Bundesregierung nicht einmal angedeutet wird. Auch das EFQM-Modell entfaltet seine Wirkung zum großen Teil über Selbstbewertung (s. die entsprechende Veröffentlichung der EFQM). Seitenanfang

43. Quellen
Audit - Online-Verwaltungslexikon

Siehe die Literatur zu Qualitätsmanagement. Zum Begriff siehe auch die Definition und Diskussion der DGQ, und im übrigen die Beiträge zum Selbstbewertungssystem für europäische Verwaltungen CAF, zu Qualitätsmanagement, Umfassendem Qualitätsmanagement (TQM) sowie zum EFQM-Modell.



http://www.olev.de/a/audit.htm

© Copyright: Prof. Dr. Burkhardt Krems,
Köln,  2012-01-31

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