Auszüge aus der Registraturrichtlinie für die Bundesministerien
(Beschluss des Bundeskabinetts vom 11. Juli 2001, Stand: August 2008), Formatierung geändert.
(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 1.11)

§ 2 Transparenz des Verwaltungshandelns

Die Geschäftstätigkeit der Verwaltung folgt dem Grundsatz der Schriftlichkeit. Sie besteht im Erstellen, Versenden, Empfangen und Registrieren von Dokumenten (Aktenbildung) und wird durch die Aktenführung unterstützt. Die Aktenführung sichert ein nachvollziehbares transparentes Verwaltungshandeln und ist Voraussetzung für eine sachgerechte Archivierung.

§ 3 Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Richtlinie sind:

Schriftgut
Alle bei der Erfüllung von Aufgaben des Bundes erstellten oder empfangenen Dokumente, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.

Dokument
Einzelnes Schriftstück, papiergebunden oder elektronisch erstellt und verwaltet, Fax, E-Mail, Datenbank und andere Dateien. Hierzu gehören auch alle ergänzenden Angaben (z. B. Metainformationen), die zum Verständnis der Informationen notwendig sind.

Vorgang
Kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls; Teileinheit einer Akte.

Akte
Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung.

Geschäftsvorfall
Kleinste Bearbeitungseinheit im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung. Aus der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls entsteht der Vorgang.

Verwalten von Schriftgut
Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut.

Registrieren
Aufzeichnen von Merkmalen (Metainformationen) von Dokumenten, Vorgängen, Akten und Aktenbeständen.

Metainformationen Inhaltliche Merkmale und (formale) Ordnungsmerkmale zu Dokumenten, Vorgängen und Akten.

Aktenplan
Sachsystematischer, an den behördlichen Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten.

Aktenplandatei
Aktenplan in elektronischer Form.

Aktenverzeichnis
Verzeichnis angelegter Akten nach der Ordnung des Aktenbestandes.

Aktendatei
Aktenverzeichnis mit allen für das Schriftgutverwalten notwendigen Angaben der Akten einer aktenführenden Stelle in elektronischer Form.

Elektronische Vorgangsbearbeitung
Dokumenten- und Aktenmanagement im IT-gestützten Geschäftsgang.

Quellenhinweis:

Link zur Online-Quelle der gesamten Richtlinie am 03.08.2008


© Copyright: Prof. Dr. Burkhardt Krems,
Köln, 2009-12-09
http://www.olev.de/g/DE-Bund_GGO-RegR.htm