Schriftlichkeit (Aktenmäßigkeit)
(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 2.12)
1. Definition
Inhalt
  Definition
  Weiteres
  Bedeutung
  Prinzipien
  Transparenzgebot
  Verwandte_Regeln

Das Prinzip fordert, dass sich der Stand einer Angelegenheit jederzeit "aus der Akte ergibt" (so sinngemäß die frühere Regelung in § 32 Abs. 1 GGO Teil I des Bundes), angepasst auf die aktuelle Situation formuliert § 12 Abs. 2 GGO des Bundes:

"Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein. Einzelheiten der Dokumenten- und Aktenverwaltung regelt die Registraturrichtlinie (RegR)."


2.  Weitere Informationen

Es handelt sich um ein für die moderne Verwaltung wesentliches Prinzip, das die Unpersönlichkeit und Kontrollierbarkeit der Amtsführung der Mitarbeiter/Führungskräfte gewährleisten soll und deshalb auch ein - sinnvolles - Element jeder "Bürokratie" ist, wie sie Max Weber beschrieben hat.

Eine vergleichbare Forderung enthält das Qualitätsmanagement, wenn es die Dokumentation aller wesentlichen Prozessschritte und in der Produktion / Leistungserstellung die Rückverfolgbarkeit verlangt.

 SeitenanfangBedeutung

Das bedeutet konkret: Was aufgrund welcher Informationen aus welchen Gründen geschehen - oder nicht geschehen - ist, wer was wann aus welchen Gründen angeordnet oder getan hat, sollte jederzeit aus der Akte oder anderen Nachweismöglichkeiten - unabhängig von einer Person - ersichtlich und damit für andere erkennbar und nachprüfbar sein.

Das ist auch ein wichtiges Prinzip zur Gewährleistung des Rechtsschutzes, weil Gerichte die Vorlage der Verwaltungsvorgänge verlangen (können) und der betroffene Bürger sie dann einsehen kann (weitergehende Regelungen bestehen u. U. im Rahmen von Gesetzen zur Informationsfreiheit).

Für den Bund interpretiert die Registraturrichtlinie in § 2 das Prinzip der Schriftlichkeit, ohne es selbst zu definieren, und begründet es mit der Forderung nach einem nachvollziehbaren transparenten Verwaltungshandeln. Seitenanfang

Prinzipien (in Anlehnung an die Grundsätze der Informationssicherheit)

Auch für schriftliche Dokumente muss gelten, was für elektronisch gespeicherte Inhalte als "Informationssicherheit" gilt:

müssen gewährleistet sein, sowohl für die einzelnen Dokumente wie für das System der Dokumentation der Verwaltungsvorgänge (die "Akten") und der Erschließung des Dokumenten-Vorrats. Siehe die Informationen zur Informationssicherheit. Dabei geht es um das Interesse der informationsverarbeitenden Stelle. Persönlichkeitsschutz (im Bereich IT als "Datenschutz" bezeichnet) kommt ggf. hinzu. Seitenanfang

Transparenzgebot

Aktuell wie eh und je:

Jede Seite jedes Dokumentes muss sich eindeutig zuordnen lassen!

Auch im IT-Zeitalter sollte die Regel gelten:
"Jede Seite jedes Dokumentes muss sich eindeutig zuordnen lassen."
Das umfasst folgende Informationen ("Meta-Daten"):

Diese Regel soll dazu beitragen die "Kultur der fliegenden Blätter" zu beenden, die entstanden ist, weil sich jede Seite jedes Dokumentes beliebig oft ausdrucken oder vervielfältigen und verbreiten lässt. Die Regel ist einfach zu verwirklichen, indem entsprechende automatisierte (Meta-) Informationen in die Dokumentvorlagen der Textverarbeitungsprogramme integriert werden (siehe z. B. die Dokumentvorlagen für Diplomarbeiten). Seitenanfang

Verwandte Regeln/Prinzipien

Die Regel entspricht im übrigen der Forderung

 

 


© Copyright: Prof. Dr. Burkhardt Krems,
Köln, 2011-12-13
http://www.olev.de/s/schriftlichkeit.htm