Akte

(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 1.3)

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1 Definition

Zusammenstellung von sachlich zusammengehörigen Dokumenten, die als Einheit behandelt und zitiert werden, i. d. R. mit dem Aktenzeichen. Ziel ist, alle vorhandenen Informationen in einer Angelegenheit jederzeit verfügbar zu halten. Das dient auch dem Prinzip der Schriftlichkeit (Aktenmäßigkeit), das nicht nur die Existenz, sondern auch die Verfügbarkeit von Dokumenten erfordert. Soweit Informationen nicht schriftlich vorliegen, zum Beispiel Telefonate oder Besprechungen, ist das Ergebnis schriftlich festzuhalten und zu den Akten zu nehmen, zum Beispiel durch (Akten-) Vermerke, Protokolle usw. Die Auffindbarkeit der Akten soll durch den Aktenplan gewährleistet werden.

2 Weitere Informationen

Die Registraturrichtlinie des Bundes (RegR) definiert: "Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung." Diese Definition ist normativ, der Begriff wird aber auch deskriptiv verwendet: auch wenn die Anforderungen nicht (vollständig) erfüllt sind, spricht man von einer Akte, aber eben einer schlecht geführten.

Aktenzeichen, Aktenführung im Internet-Zeitalter

Aktenzeichen sind in Behörden üblich und in größeren Arbeitseinheiten wohl unvermeidlich, möglich ist aber auch, Akten mit Namen zu versehen und ihre Verwendung damit zu erleichtern.

Im Internet-Zeitalter sollten auch andere, nutzerfreundlichere Formen der Kennzeichnung möglich sein, wenn IT-gestützte Systeme die Auffindbarkeit gewährleisten (entsprechend der Adressierung im Internet mit "symbolischen Adressen", unterstützt durch Computer, die sie in technisch notwendige Zeichenfolgen übersetzen ("name server") und rückübersetzen, und Suchmaschinen).

 

Stand der Bearbeitung dieser Seite: 2016-07-29

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