KLR-Glossar aus dem Handbuch zur Standard-KLR des Bundes, VSF H 90 01 (Vorschriftensammlung des Bundesfinanzministeriums), August 1997 (bearbeitet und ergänzt von Burkhardt Krems) (Das Handbuch wurde erarbeitet von Arthur D. Little. Das daraus entnommene Glossar wird hier in einer für die Internet-Veröffentlichung bearbeiteten und teilweise um Anmerkungen ergänzten Fassung wiedergegeben, verantwortlich für die Bearbeitung und Ergänzungen: Prof. Dr. Burkhardt Krems, Stand des Glossars: 1997, der Bearbeitung: 10.12.2009). |
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Zitiervorschlag
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Weitere Glossare
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Kritik, Vorschläge usw:
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KLR-Glossar
der Standard-KLR des Bundes, VSF H 90 01 |
Abgrenzung
Mit dem Begriff der Abgrenzung wird das Vorgehen beschrieben, um einerseits
von den Einnahme- und Ausgabepositionen des Gruppierungsplanes zu den Positionen
des Kosten- und Leistungsartenplanes zu gelangen, andererseits um innerhalb
der KLR-Betrachtungsweise nur die betriebsbedingten, periodenrichtigen und normalen
Kosten und Leistungen zu erhalten.
Abgrenzungsbericht
Im Abgrenzungsbericht werden das KLR-Ergebnis und seine Überführung
in das "Haushaltsergebnis" für die jeweilige Behörde transparent gemacht.
Der Abgrenzungsbericht stellt die im Rahmen der Abgrenzung vorgenommenen Rechnungen
und Unterscheidungen zusammen. Hierzu gehören beim Übergang vom KLR-Ergebnis
zum Haushaltsergebnis sämtliche abgegrenzten Beträge. Im Rahmen der
Standard-KLR wird empfohlen, den Abgrenzungsbericht auf der Ebene der Haupt-
und Obergruppen zu erstellen.
Abrechnungskostenstelle
Abrechnungskostenstelle ist der Sammelbegriff für die logischen, nicht
aus der Organisation ableitbaren Verrechnungs- und Verdichtungskostenstellen.
Sie dienen bei einer DV-technischen Lösung als "Sammelbecken" von Informationen
der zusammengefassten Kostenstellen.
Abschreibung
Der Begriff der Abschreibung entstammt dem Gedanken, den wertmäßigen
Verbrauch von Ressourcen periodengerecht zu erfassen. Wertmäßig bedeutet
in diesem Zusammenhang, dass nicht der Anschaffungswert eines länger nutzbaren
Wirtschaftsgutes als Kosten betrachtet werden, sondern nur ein Betrag, der der
Abnutzung für die Inanspruchnahme entspricht. In Anlehnung an die steuerliche
Ausgestaltung (Privatwirtschaft) werden für Vermögensgüter mit
einem Anschaffungswert über 920,- DM (800 DM zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer
(Anmerkung: aktuelle Werte: 410 Euro netto / 475 Euro brutto),
die länger als ein Jahr genutzt werden, in der Kosten-/ Leistungsrechnung
im Anschaffungsjahr nicht der volle Preis/Anschaffungswert als Kosten verbucht,
sondern nur ein anteiliges Nutzungsentgelt für das jeweilige Jahr. So zum
Beispiel schlagen die Dienstwagen mit ihrem Wert von ca. 35.000 DM und ihrer
Nutzungszeit von ca. 10 Jahren jährlich mit 3.500 DM in der Kosten-/Leistungsrechnung
zu Buche, während in der Kameralistik der Ausgabenbetrag von DM 35.000,-
gebucht wird.
Anmerkungen B.K: Weitere Informationen siehe auch im Hauptteil.
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Aktivität
Aktivitäten sind logisch zusammengehörende, meist geordnete Folgen
von Arbeitshandlungen und Tätigkeiten innerhalb von Prozessen. Im Rahmen
der kostenstellenübergreifenden Betrachtung dienen Prozesse der Beschreibung
und Verdeutlichung der behördlichen Aufgabendurchführung.
Anlagenbuchhaltung
In der Anlagenbuchhaltung sind sämtliche Bestandsinformationen über
die inventarisierten Anlagengegenstände enthalten. Das Verzeichnis dient
der Berechnung des jährlichen Werteverzehrs und der damit verbundenen Abschreibung,
der Berechnung von Zinsen auf das in diesem Anlagevermögen gebundene Kapital
und der vollständigen Erfassung der im Eigentum der Behörde befindlichen
Grundstücke und Gebäude, um hierfür auch ein entsprechendes Nutzungsentgelt
zu berechnen.
Aufgabenbereiche, vergleichbare
In jeder Verwaltungen werden Aufgaben wahrgenommen, die von ihrer Zielsetzung
und/oder Art der Erfüllung auch in anderen Ressorts oder Behörden
auftreten. Um Vergleiche zu ermöglichen und die aufgabenadäquate Anwendung
von Systemen der Kosten-/Leistungsrechnung sicherzustellen, wurden im Rahmen
der Standard-KLR Typologisierungsmerkmale erarbeitet. Sie stellen die Vergleichbarkeit
der Aufgabenbereiche sicher.
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Aufwendungen
Nicht alle Ausgaben sind aus betrieblichen Gründen als Aufwendungen
zu betrachten. Aufwand und Ertrag sind Begriffe der betrieblichen Erfolgsrechnung
und beschreiben daher Ausgaben bzw. Einnahmen der Periode, die erfolgswirksam
festzuhalten sind. Dabei unterscheidet sich der Aufwand von den Ausgaben aus
sachlichen wie aus zeitlichen Gründen. Sachliche Gründe liegen vor,
wenn die Ausgaben zu keinem Werteverzehr führen, wie z. B. Abschreibungen.
Ausgabenungleiche Aufwände entstehen in der Periode auch, wenn der Aufwand in anderen Perioden geleistet wird oder wurde. Übertragen auf die öffentliche Verwaltung können hier Ausgaben für Aufgaben enthalten sein, die nicht zu einem Werteverzehr bzw. einem Leistungserstellungsprozess in dieser Periode geführt haben.
Beispielsweise können redaktionelle Arbeiten im Dezember bezahlt werden (Ausgaben), jedoch findet die Leistungserstellung erst im Januar statt (Zeitpunkt des Werteverzehrs/der Leistungserstellung). Nachstehende Tabelle stellt die begriffliche Überleitung zusammen:
Prinzipiell |
Beispielhaft |
Ausgaben der Periode |
Summe der entgeltlich erworbenen Güter- und Leistungen der Periode |
+ erfolgswirksame Ausgaben aus früheren Perioden, d. h. Aufwand jetzt, aber Ausgaben früher |
Jährliche Abschreibungsrate (Über die Nutzungsdauer sind jedoch Ausgaben und Summe der Aufwände wieder gleich hoch) |
+ jetzt erfolgswirksam, aber Ausgaben erst später |
Bildung von Rückstellungen für Rechtsstreitigkeiten |
./. rein finanzwirtschaftliche Ausgaben/Transaktionen, d. h. Ausgabe jetzt aber keine Erfolgswirkung |
Darlehenshingabe (vereinnahmte Zinsen sind demnach a. o. Ertrag) |
./. Ausgaben der Periode, die erst in späteren Perioden erfolgswirksam werden, d. h. Ausgabe jetzt, Aufwand später |
Investitionsausgabe in dieser Periode und laufende erfolgswirksame Abschreibungen in den nächsten Perioden |
./. Ausgaben die bereits in früheren Perioden erfolgswirksam waren, d. h. Ausgaben jetzt, Aufwand früher |
Bezahlung der Gerichtskosten, für die Rückstellungen gebildet wurden |
= Aufwand der Periode |
Geldwert der in einer Periode verbrauchten Güter und Leistungen |
Ausgaben und
Auszahlungen
Während die Auszahlungen (und das inhaltliche Gegenstück der
Einzahlungen) reine liquiditätsmäßige Wirkung entfalten, dient
der Begriff der Ausgaben zur Abgrenzung der kreditmäßigen Handlungen
von den rein erfolgswirksamen Auszahlungen. Auszahlungen und Einzahlungen fassen
den Mittelabfluss einer Rechnungsperiode zusammen während Ausgaben und
Einnahmen den in Geld bewerteten Güter- bzw. Leistungszugang und damit
auch Forderungs- und Schuldenveränderungen bezeichnen. Diese Unterscheidung
ist sinnvoll, wenn geld- und kreditmäßige Transaktionen von denen
der eigentlichen betrieblichen Aufgaben getrennt betrachtet werden soll. Nachfolgende
Tabelle stellt die Hinleitung summarisch dar:
Prinzipiell |
Beispielhaft |
Auszahlungen der Periode |
Summe des Mittelabflusses der Periode |
+ Güter- und Leistungszugang jetzt, aber Bezahlung später |
Kauf auf "Kredit" |
+ Güter- und Leistungszugang jetzt, aber Bezahlung in Vorperiode |
Kauf gegen Vorkasse/Anzahlung |
./. Güter- und Leistungszugang in Vorperiode, aber Bezahlung jetzt |
Kauf auf "Kredit" |
./. Güter- und Leistungszugang später, aber Bezahlung jetzt |
Kauf gegen Vorkasse/Anzahlung |
= Ausgaben der Periode |
Summe der entgeltlich erworbenen Güter und Leistungen der Periode |
Austauschbeziehungen
Entsprechend der Aufgabenteilung zwischen den Ressorts werden von einigen
Ressorts Aufgaben wahrgenommen, deren Empfänger ein anderes Ressort oder
Behörde ist. Grundsätzlich kann unterschieden werden, ob die Menge,
der Umfang, der ausgetauschten Leistungen beeinflusst wird vom
Eine systematische Zusammenstellung der möglichen Austauschbeziehungen ist die Voraussetzung, um die ausgetauschten Leistungen kostenmäßig zu erfassen, einen Preis festzulegen und einer zwischenbehördlichen Kostenverrechnung zuzuführen.
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Benchmarking, internes und externes (s.
dazu aktueller im Online-Verwaltungslexikon. B.K.)
Mit Benchmarking wird die systematische Gegenüberstellung und ein kontinuierlicher
Prozess verstanden, um die vergleichbaren Produkte, Leistungen oder auch Arbeitsschritte
und Prozesse zu messen und daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Das Ziel ist es,
neben einer kontinuierlichen Anstrengung und Verbesserung der Leistungserstellung
durch Vergleichsmaßstäbe, auch zusätzliche Anregungen zu erhalten,
um nachhaltige und deutliche Verbesserungen der Effizienz und Effektivität
zu erreichen. Hierfür ist es notwendig, den Betrachtungsfokus einerseits
zu detaillieren, andererseits über den engen eigentlichen Leistungserstellungsbereich
hinaus zu erweitern.
Diese Gegenüberstellung soll kontinuierlich und laufend angelegt sein. Über den bloßen Vergleich von Kosten der eigenen Erstellung mit dem Preis für den Bezug/Einkauf bei Dritten geht das Benchmarking daher weit hinaus. Das Ziel eines Benchmarking-Prozesses in der Bundesverwaltung ist es, durch den Vergleich mit anderen Ressort und/oder der privaten Wirtschaft, national wie auch international, Unterschiede und Möglichkeiten zur Verbesserung im eigenem Haus aufzuzeigen und Vorstellung über die dabei zu erreichenden Ziele zu formulieren.
Berichtswesen
Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es, die steuerungsrelevanten Informationen
aus der KLR zu generieren, für den jeweiligen Nutzer (-, Projektverantwortlichen)
aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Der Begriff des Berichtswesen
beschreibt damit die Summe aller Aufbereitungen von Informationen aus der KLR,
um sie im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und einer zielorientierten
Entscheidungsaufbereitung auszugeben.
Das Berichtswesen hat sich an den kostenorientierten Informationsbedarfen der einzelnen Abteilungen und an bestimmten Leitlinien auszurichten. Dieses hat zur Folge, dass durch die Einführung der KLR oder des Controllings das Berichtswesen in der Behörde neu organisiert werden muss. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Mitarbeitern.
Für jeden im Rahmen der Standard-KLR empfohlenen Berichtstyp sollte vor Einführung der KLR oder des Controlling geklärt werden, welcher Empfänger in der jeweiligen Behörde welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden (z. B. Summe der Produktkosten oder Kosten jedes Produktes, Gesamtkosten der laufenden Abrechnungsperiode oder Kosten je Monat der laufenden Abrechnungsperiode). Da derartige Berichte regelmäßig Transparenz und Information verbreiten, werden sie als Standardberichte bezeichnet.
Bei Abweichung von vorher definierten Schwellenwerten generiert das Berichtswesen meist automatisch (im DV-technischen Sinne) zusätzliche Berichte, die als Begründung für eine Abweichung und als Grundlage einer Abweichungsanalyse geeignet sind. Derartige Berichte werden als Abweichungsberichte bezeichnet.
Darüber hinaus werden Berichte, die z. B. auf besondere Initiative der Entscheider oder des Controllers situativ erstellt werden, als ad hoc-Berichte bezeichnet.
Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Im Betriebsabrechnungsbogen werden die Gemeinkosten und die innerbetrieblichen
Leistungen erfasst und verrechnet ( innerbetriebliche Verrechnung). Das Ziel
besteht darin, alle Kosten für extern bezogene Leistungen (z. B. Energie)
und die hausintern erbrachten Leistungen auf die Kostenstellen zu verrechnen,
die verantwortlich für die Erstellung der externen Produkte sind. Die Energiekosten
werden bspw. auf der Basis einer Bezugsgröße (z. B. nach Raumfläche)
den einzelnen Kostenstellen weiterbelastet.
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Bezugsgröße
Gemeinkosten, also solche Kosten, die für mehrere Produkte gleichzeitig
anfallen, müssen auf verschiedene Produkte aufgeteilt werden. Hierfür
wird ein verbrauchsorientierter Verteilungsschlüssel herangezogen, eine
Bezugsgröße. Beispielsweise lassen sich die Kosten der Telefonzentrale
nach Anzahl der Telefonanschlüsse oder nach Anzahl der telefonierten Einheiten
an die einzelnen Kostenstellen weiterbelasten.
Budgetierung
Die Budgetierung ist ein Instrument der Planung und beginnt am Ende des
Planungsprozesses. Ein Budget beschreibt und enthält die wertmäßigen
Größen, mit denen ein bestimmtes Ziel in einer bestimmten Zeit zu
erfüllen ist.
Wertmäßige Größen können sich dabei auf Kosten oder Ausgaben, Deckungsbeiträge oder ähnliche kostenrechnerischen Steuerungsgrößen, Umsätze oder Leistungen beziehen. Auch hinsichtlich der Verbindlichkeitsgrade kann ein Budget variieren zwischen bloßer Vorgabe, starren Ober- oder Untergrenzen (entsprechend einem Etat) oder der flexiblen Anpassung in Abhängigkeit z. B. der Ausbringungs- bzw. Leistungsmenge.
Budgetierungsprozess
Der Budgetierungsprozess ist Teil des Gesamtplanungsprozesses einer Organisationseinheit.
Inhaltlich beschreibt der Prozess die Aufstellung, Verabschiedung, Kontrolle
und Abweichungsanalyse der im Budget beschriebenen Größen.
Bundeskontenrahmen
Der Bundeskontenrahmen stellt das für die Bundesverwaltung maßgebliche
Kontenordnungssystem dar. In der Unterteilung in 10 Kontenklassen finden die
Kosten- und Leistungsarten (Klasse 4-6), die Kosten- und Leistungsstellen (Klasse
7), die Kostenträger (Klasse 8) sowie verschiedenen Verrechnungs- und Abrechnungskonten
eine eindeutige numerische Ordnung. Die Kostenklassen 0 bis 3 sind als Reserve
für zukünftige oder behördenspezifische Anforderungen frei gelassen.
Bundeskonzern
Im Gegensatz zu der für die KLR maßgeblichen Behördensicht
steht die Sicht auf den "Bundeskonzern". Dabei wird die gesamte Bundesverwaltung
als ein Konzern angesehen, der durch die Bundesregierung als "Vorstand" geführt
wird. Eine Reihe von Haushaltstransaktionen erfolgen bei dieser Betrachtung
auf Ebene des Konzerns, d. h. stellvertretend im Haushalt des BMF für die
gesamte Bundesverwaltung. Derartige Transaktionen auf der Ebene des Bundeskonzerns
werden in der KLR nicht berücksichtigt. Hierzu gehören beispielsweise
die Kreditaufnahmen und Schuldentilgung.
Controlling (s.
dazu auch im Online-Verwaltungslexikon m.w.N. B.K.)
Controlling ist ein Instrument zur Unterstützung der politischen und
administrativen Führung. Allgemeines Ziel ist die ständige, nicht
situative Unterstützung der jeweiligen Führung bei der Vorbereitung
und Findung von Entscheidungen. Controlling schließt die drei Teilschritte
Planung, Steuerung und Kontrolle ein und ist als ein informatives Rückkopplungssystem
zu verstehen, das rechtzeitige Interventionen bei Zielabweichungen erlauben
soll. Die Controllingfunktion wird häufig verglichen mit der eines Navigators
an Bord eines Schiffes, der der Schiffsführung Empfehlungen hinsichtlich
Kurs und Fahrt des Schiffes gibt, die letztendliche Entscheidung obliegt jedoch
grundsätzlich der Führung.
Effektivität (vgl. dazu
mehr im Online-Verwaltungslexikon. B.K.)
Untersucht das Verwaltungshandeln im Hinblick auf seine Wirksamkeit. Im
Vordergrund steht, was getan wird, ohne dabei ausdrücklich auf die Art
und Weise einzugehen, wie die angestrebten Ziele erreicht werden. Damit verfolgt
die Effektivitätsbeurteilung eine auf das grundsätzliche Handeln ausgerichtete
und damit eher langfristige Perspektive. Oder anders formuliert: Effektivität
heißt, die richtigen Dinge tun.
Effizienz (vgl. dazu mehr
im Online-Verwaltungslexikon. B.K.)
Untersucht das Amtshandeln im Hinblick auf seine Leistung. Im Vordergrund
steht, wie bestimmte Ziele erreicht werden, ohne die Ziele dabei ausdrücklich
in Frage zu stellen. Damit verfolgt die Effizienzbeurteilung eine eher kurzfristige,
auf direkte Tätigkeiten ausgerichtete Perspektive. Oder anders formuliert:
Effizienz heißt, die Dinge richtig tun.
Anmerkung B.K.: An anderer Stelle des Handbuchs wird erläutert, dass Effizienz die Leistung in Beziehung setzt zu den Kosten der Leistungserstellung, s.a. die weiteren Informationen im Online-Verwaltungslexikon mit Grafik und Zusatzerläuterungen.
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Einzelkosten (direkte
Kosten)
Einzelkosten lassen sich direkt, also verursachungsgerecht, den einzelnen
Produkten oder Kostenträgern zurechnen. Das Gegenstück zu den Einzelkosten
sind Gemeinkosten, also solche Kosten, die nicht einem Produkt direkt zurechenbar
sind.
Einzelkostenerfassung
Mit der Einzelkostenerfassung ist die Buchung eines KLR-relevanten Vorganges
gemeint, der ohne jede weitere Umrechnung oder Schlüsselung einem bestimmten
Kostenartenkonto und einen Kostenträger- bzw. Produktkonto zugerechnet
werden kann. Da ein Ziel der KLR die Transparenz hinsichtlich der erstellten
Produkte ist, soll auch die Erfassung und Zuordnung der Kosten soweit wie möglich
direkt auf den Kostenträger bzw. den internen und externen Produkten stattfinden.
Ergebnis
der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit
Als Ergebnis der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit, oder auch
KLR-Ergebnis, wird die Summe aus den Leistungen und Erlösen abzüglich
der gewöhnlichen, periodengerechten und betriebsbedingten Kosten genannt.
Finanzrechnung
Die Finanzrechnung ist, neben der Ergebnisrechnung, eine Nebenrechnung,
die sich der Zahlen und Angaben der KLR und des Controlling bedient. Im Gegensatz
zu der reinen Einnahmen- und Ausgabenbetrachtung der Kameralistik, stellt die
Finanzrechnung die finanziellen Konsequenzen der betrieblichen Tätigkeit
transparent dar.
Abgeleitet aus den Informationen der Produktplanung werden nur die Einnahmen und Ausgaben zunächst betrachtet, die originär mit dem gewöhnlichen Betriebszweck verbunden sind. In einer zweiten Stufe werden die außerordentlichen bzw. ungewöhnlichen Ein- und Auszahlungen betrachtet. Die Finanzrechnung kann damit Aufschluss über die finanziellen Auswirkungen geben, wenn außergewöhnliche (politische) Aufgaben geplant oder ungeplant aus den Mitteln zu bestreiten sind.
In einer dritte Stufe werden die periodisierten zahlungswirksamen Beträge um die periodenfremden Beträge ergänzt (Überführungsrechnung).
Da mit dieser Rechnung der liquiditätsmäßige, finanzielle Strom abgebildet wird, hat sich der Begriff des "cash flow" hierfür in vielen Bereichen festgesetzt.
Nachfolgende Abbildung fasst die Begriffe nochmals zusammen.
Finanzrechnung |
Beschreibung |
Produktplanung |
Summe der ordentlichen ergebniswirksamen Ein- und Auszahlungen |
|
Laufende Planung für "gewöhnliche" Produkte des Haushaltsjahres |
= Cash Flow I |
Zahlungsüberschuß/-defizit aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit im Haushaltsjahr |
|
Summe der außerordentlichen ergebniswirksamen Ein- und Auszahlungen |
|
Laufende Planung für die Produkte des Haushaltsjahres |
= Cash Flow II |
Zahlungsüberschuss/-defizit aus Geschäftstätigkeit im Haushaltsjahr |
|
Summe Ein- und Auszahlungen aus laufender Geschäftstätigkeit |
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= Cash Flow III |
Zahlungsüberschuss/-defizit aus laufender Geschäftstätigkeit |
|
Summe Investitionenzuweisungen und -auszahlungen Summe Investitionen/ Desinvestitionen |
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Periodisierte Produktplanung |
= Finanzmittelüberschuss/-fehlbetrag |
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Fixkosten
Fixkosten sind Kosten, die in konstanter Höhe anfallen, unabhängig
davon, welche Menge von einem Produkt erbracht wird. Die Kosten der Liegenschaft
sind beispielsweise Fixkosten, die in gleichbleibender Höhe anfallen, unabhängig
davon, wie viele Mitarbeiter in einer Behörde tätig sind. Das Gegenstück
zu den Fixkosten sind die variablen Kosten.
Fixkosten sind typischerweise Kosten, die kurzfristig und nicht oder nur sehr begrenzt zu beeinflussen sind. Mittel- bis langfristig können jedoch alle Kosten als variabel und damit steuerbar angesehen werden.
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Gemeinkosten
Gemeinkosten werden gleichzeitig von mehreren Produkten oder Kostenstellen
verursacht. Bspw. die Kosten des Abteilungsleiters entstehen gemeinsam für
alle Produkte der betreffenden Abteilung. Gemeinkosten werden über Verteilungsschlüssel,
sog. Kostentreiber oder Bezugsgrößen, den einzelnen Produkten zugerechnet.
Das Gegenstück zu den Gemeinkosten sind die Einzelkosten.
In öffentlichen Verwaltungen wie auch in anderen Dienstleistungsbetrieben
dominieren typischerweise die Gemeinkosten gegenüber den Einzelkosten.
Gemeinkostenmanagement
Gemeinkosten entstehen für mehrere Kalkulationsobjekte gemeinsam wie
Kostenstellen oder Kostenträger. Eine Verteilung auf diese Kalkulationsobjekte
findet durch pragmatische und/oder analytische Schlüsselungen statt. Im
Rahmen der Planung und Abweichungsanalyse von Kosten auch in administrativen
und verwaltenden Organisationseinheiten ist die Analyse gerade von Gemeinkosten
von besonderer Bedeutung. Das Ziel eines Gemeinkostenmanagements ist es, aufbauend
auf der Kostenrechnung einen optimalen Ressourceneinsatz und eine effektive
Kostensteuerung zu erreichen. Das Gemeinkostenmanagement basiert sowohl auf
vergangenen wie auch auf zukünftige Gemeinkosten und stellt in den Mittelpunkt
nicht nur bloße Kostensenkung sondern vor allem produktivitätssteigernde
Maßnahmen, deren Mehrkosten durch bessere Leistung überkompensiert
werden. Damit steht weniger der "Inputfaktor" (Maschinen, Ausgaben, Personal)
sondern mehr der Output, die Leistung, im Mittelpunkt der Betrachtung.
Drei Verfahren hat die Praxis des Controllings hervorgebracht:
Um die Einhaltung der gestellten Ziele nachzuvollziehen, bedient sich das Gemeinkostenmanagement dem Ableiten von Kennzahlen und der transparenten Informationsaufbereitung durch das Berichtswesen.
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Gemeinkosten-Wertanalyse (GWA) bzw.
Aufgaben-Struktur-Analyse (ASA)
Beide Begriffe beschreiben Instrumente des Gemeinkostenmanagements
und basieren auf der in USA entwickelten Methode der Overhead-Value-Analysis
(OVA). Der Ablauf soll in systematischer Weise die Kreativität der Beteiligten
fördernd um unnötige Kosten und Leistungen zu reduzieren.
Die Verfahren beziehen die betroffenen Mitarbeiter aktiv ein, wobei die GWA eher kurzfristig stark ambitionierte Ziele setzt und damit in Krisensituationen eingesetzt werden kann. Hingegen die ASA vor allem als Teil eines umfassenderen Analysefokus neben eingehender Kosten-Nutzenanalyse der einzelnen Bereiche auch den gesamten Leistungserstellungsprozeß sowie deren Organisation betrachtet.
Hauptkostenstellen
Kostenstellen lassen sich in Vor- und Hauptkostenstellen unterscheiden.
Im Rahmen der Gemeinkostenverrechnung werden zunächst die Kosten der Vorkostenstellen
auf die Hauptkostenstellen verrechnet und diese wiederum den Produkten zugeschlagen.
Haushaltsergebnis
Das Haushaltsergebnis besteht aus dem Jahresergebnis und sämtliche
Positionen, die beim Übergang von einer haushaltsorientierten Betrachtung
zur KLR ausgegrenzt wurden, wie z. B. nicht KLR-wirksame Einnahmen und Ausgaben
und Finanztransaktionen.
Hilfskostenstellen
Hilfskostenstellen sind alle Kostenstellen, deren Kosten erst auf andere
(Hilfs- oder Haupt-) Kostenstellen verrechnet werden (z. B. IT, Druckerei, Personal,
Beschaffung) weil von dort eine Inanspruchnahme der geleisteten Arbeit/der Produkte
erfolgt.
Industriekontenrahmen
Der Industriekontenrahmen, abgekürzt IKR, ist ein standardisiertes
Kontenordnungssystem der deutschen Industrie und ist vergleichbar dem Bundeskontenrahmen
ebenfalls in 10 Klassen unterteilt. Aufbauend auf diesem Rahmen werden weitere
unternehmensindividuelle Anpassungen und Detaillierungen vorgenommen. Das Gliederungsprinzip
des IKR richtet sich nach dem Abschlussprinzip, was zu einer engen Verbindung
der Finanzbuchhaltung mit den Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
führt. Die Betriebsbuchhaltung, die bei der Standard-KLR inhaltlich im
Mittelpunkt der Betrachtung steht, drängt der IKR in eine einzige Kontoklasse.
Informationsbedarfsanalyse
Der Informationsbedarf beschreibt die Art, Menge und Qualität der Daten
und Informationen, die ein Entscheider zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.
Die Merkmale des Informationsbedarfs können sein:
Die Informationsbedarfsanalyse ist damit die systematische Erhebung des Informationsbedarfs beim Informationsverwender/Entscheider unter Berücksichtigung der Informationsmerkmale. Die Verfahren hierzu sind die
Für die Konzeption und Beurteilung eines zukünftigen Informationsbedarfs sind Kombinationen der Verfahren sowie geeignete Verfahren der Extrapolation bzw. Bedarfsabschätzung notwendig.
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InnerbehördlicheLeistungsverrechnung
(ILV)
Mehrere Organisationseinheiten einer einzigen Behörde erbringen Serviceleistungen
für andere Organisationseinheiten derselben Behörde. Durch die innerbetriebliche
bzw. innerbehördliche Leistungsverrechnung werden diese Leistungsbeziehungen
kostenmäßig bewertet und die Kosten von der Service leistenden Kostenstelle
an die nachfragende Kostenstelle weiterbelastet
Die innerbehördliche Leistungsverrechnung ist damit ein Ausgleich für fehlende Marktbeziehungen und unterstützt die optimale Verteilung aller Ressourcen zwischen den einzelnen Referaten bzw. Organisationseinheiten einer Behörde. wesentliches Instrument der innerbehördlichen Leistungsverrechnung sind die internen Produkte, die auf Basis der Prozessbetrachtung zur Erstellung externer Produkte wesentlich sind und zusätzliche Transparenz in den Leistungserstellungprozess bringen
Jahresergebnis
Das Jahresergebnis, dem Ergebnis der gesamten Verwaltungstätigkeit,
setzt sich aus dem Ergebnis der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit
sowie dem außerordentlichem Ergebnis (neutrale Erträge und Aufwendungen)
zusammen.
Kalkulationsschemata
Der Kalkulation von Stückkosten im Rahmen der Kostenträgerrechnung
liegen je nach Kalkulationsverfahren unterschiedliche Kostenartenstrukturen
als Schema einer Kalkulation zugrunde. In der nachfolgenden Abbildung ist ein
Grundschema dargestellt.
Kalkulationsverfahren
Mit dem Begriff der Kalkulationsverfahren werden die Verfahren der Kostenträgerstückrechnung
zur Ermittlung der Kosten je Mengeneinheit eines Produktes bezeichnet. Gängige
Kalkulationsverfahren sind: Divisions-, Äquivalenzziffern-, Zuschlags-
und prozeßorientierte Kalkulation.
Kalkulatorische
Kosten
Für eine Ergebnisrechnung der Verwaltungstätigkeit einzubeziehende
Kosten, denen kein Aufwand (Zusatzkosten) oder ein Aufwand in anderer Höhe
(Anderskosten) gegenübersteht. Aufgrund der von bilanziellen Zwecken (rein
vergangenheitsorientiert) abweichenden kostenrechnerischen Zwecke sind kalkulatorische
Kosten insbesondere für Abschreibungen, Zinsen und Wagnisse anzusetzen.
Ziel der Einbeziehung der kalkulatorischen Kosten in die innerbetriebliche Entscheidungsrechnung
ist ein vollständiger Alternativenvergleich.
Kalkulatorische Miete
Kalkulatorische Mieten sind der kostenrechnerische Ansatz für die Nutzung
der Räumlichkeiten, unabhängig davon, ob die Räumlichkeiten angemietet
sind oder sich im Bundeseigentum befinden. Als Miethöhe wird ein ortsüblicher
Satz veranschlagt. Durch einen behördenintern gleichen Mietsatz, zwischen
Behörden aber unterschiedlich hohen Mietsatz, wird der Wirtschaftlichkeitsvergleich
erleichtert. Wichtig beim Ansatz von Vergleichsmieten ist, daß etwaige
auszahlungswirksame Kosten nicht zusätzlich berechnet werden.
Kameralistik
Rechnungssystem der öffentlichen Verwaltung und der ihr angeschlossenen
Anstalten, Einrichtungen und Betriebe. Während in der kaufmännischen
doppelten Buchführung Leistungen und Zahlungen auf getrennte Konten verbucht
werden, erfaßt das kameralistische Rechnungswesen in einem einzigen, in
Spalten gegliederten Konto die empfangenen und abgegebenen Leistungen (laufendes
Soll) und die Zahlungsabwicklung des Leistungsverkehrs (Ist bzw. Rest).
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Kennzahlen (s.a. aktuellere
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Kennzahlen geben komplexe Sachverhalte (z. B. Kostendeckung eines Produktes)
in einfacher und verdichteter Form wieder.
Mit Hilfe von Kennzahlen wird vorhandenes Zahlenmaterial geordnet und in sinnvolle und aussagekräftige Kenngrößen verdichtet, damit die relevanten und quantifizierbaren Sachverhalte der jeweiligen Verwaltung in konzentrierter Form zum Ausdruck kommen. Die Ziele dabei sind:
Wesentlich für die Erfüllung der KLR-Ziele Transparenz und entscheidungsorientiertem Informationsbedarf sind Kennzahlen, die einen Status, eine Veränderung über die Zeit oder verschiedene Abhängigkeiten quantitativ darstellen.
Kennzahlensystem (s.a. aktuellere
Informationen im Online-Verwaltungslexikon. B.K.)
Ein Kennzahlensystem umfasst die quantifizierbaren Größen einer
Behörde und stellt die einzelnen Kennzahlen (oder einen Teil davon) in
einen Wirkungs-/Ursache-Zusammenhang. Zielsetzung eines Kennzahlensystems ist
es, Informationen schnell und verdichtet über die Leistung der Verwaltungstätigkeit
zu erhalten und je nach Entscheidungssituation Gründe und Auswirkungen
transparent in einen Zusammenhang setzen. Voraussetzung eines derartigen Beziehungssystems
ist die quantifizierte Aufnahme der Verwaltungstätigkeit und eine Analyse
der quantifizierten Beziehungen innerhalb der Behörde.
KLR-Tool-Box
Die KLR-Tool-Box faßt die für die Bundesverwaltung relevanten
KLR-Systeme zusammen. Das Standard-KLR-System ist die Qualitätsorientierte
Plan-KLR. Das Besondere der KLR-Tool-Box ist jedoch der darüber hinausgehende
Teil der aufgabenspezifisch einzusetzenden weiteren KLR-Systeme der klassischen
Betriebswirtschaftslehre.
Kontenrahmen
Im Kontenrahmen erfolgt eine systematische Zusammenfassung und numerische
Kennzeichnung der wesentlichen Elemente einer KLR, wie z. B. der Kosten-/ Leistungsarten
und der Kostenstellen sowie Kostenträger. Da damit lediglich ein allgemeiner
Rahmen vorgegeben ist, gehen wir davon aus, daß mit der Einführung
des Controlling-Systems eine Verfeinerung und Detaillierung erfolgen wird. Die
im Kontenrahmen niedergelegten "Kontonummern" sind die Basis für die Erfassung
und Buchung sämtlicher Bewegungen einer Behörde.
Kosten
Während Aufwand periodisierte Ausgaben darstellt, ist noch nichts über
die betriebliche Eignung des damit bezeichneten Werteverzehrs ausgesagt. Der
Aufwand stellt auch Kosten im betrieblichen Sinne dar, wenn die periodisierten
Ausgaben auch betrieblichen Zwecken dienten und nicht neutraler, d. h. nicht
für betriebsfremde Zwecke verwandt wurden. Gleichzeitig gibt es aufwandslose
Kosten (sog. Zusatzkosten). Dies sind die kalkulatorischen Kosten wie Wagnisse
und Abschreibungen, kalkulatorische Zinsen und ggf. kalkulatorischer Unternehmerlohn.
Zweitens gibt es Aufwendungen, die in anderer Höhe als Kosten anzusetzen
sind (z. B. die Abschreibungen für ein Vermögensgut müssen aufgrund
technischer Neuerungen höher angesetzt werden, was die kalkulatorischen
Abschreibungen höher als die pagatorischen werden läßt).
Aufwand der Periode |
Geldwert der in einer Periode verbrauchten Güter und Leistungen |
./. neutrale Aufwendungen |
Aufwendungen für sachzielfremde, nicht periodengerechte, in ihrer Art außerordentliche oder aufgrund von anderer Bewertung bedingten Aufwendungen |
+ Anderskosten (in ihrer Höhe von tatsächlichen Aufwendungen verschieden) |
Abweichende Bewertung des Güterverbrauchs, z. B. höhere kalkulatorische Abschreibung als die pagatorische Abschreibung |
+ Zusatzkosten |
Kalkulatorische Kosten denen keine pagatorischen Kosten gegenüberstehen, z. B. Eigenkapitalzinsen |
= Kosten der Periode |
Sachzielbezogener Geldwert der in einer Periode verbrauchten Güter und Leistungen |
Kosten-/Leistungsartenplan
Der Kosten-/Leistungsartenplan faßt in systematischer Form zusammen,
WAS an Kosten und Leistungen in einer Behörde anfällt bzw. anfallen
kann. Die Kosten- und Leistungsarten repräsentieren daher die kostenrechnerischen
Besonderheiten der jeweiligen Behörde.
Ausgangspunkt der Entwicklung eines Kosten-/Leistungsartenplanes muss daher die Titelstruktur der jeweiligen Behörde sein, um eine Abgrenzung und Überführung von KLR-Daten in Daten des Haushalts (und umgekehrt) sicherzustellen (Überführungsrechnung). Dabei sind die Zahlungsgrößen des Haushalts durch unterschiedliche Abgrenzungen in KLR-Daten und in die Überführungsrechnung eingehende Daten aufzuteilen.
Der derart entwickelte Kosten-/Leistungsartenplan umfasst sowohl sämtliche für die Durchführung der KLR als auch die für die Abgrenzung und Überführung zum Haushalt notwendigen Konten.
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Kosten-/Leistungsrechnung
Aufgabe der Kosten-/Leistungsrechnung ist die Erfassung und Zurechnung der
Kosten und Erlöse (siehe Anmerkung), die durch
die betriebliche Tätigkeit anfallen. Die Analyse der Kosten- und der Erlösstruktur
ermöglicht eine Wirtschaftlichkeitskontrolle (siehe
Anmerkung), die die Aufgabenerfüllung transparenter gestalten soll
und damit eine wesentliche Informationsgrundlage des Controllings darstellt.
Um der Besonderheit administrativer Arbeit und damit auch der öffentlichen
Verwaltung Rechnung zu tragen, ist das Gegenstück zu den Kosten nicht nur
der vereinnahmte Geldfluss, die Erlöse. Gegenbegriff zu den Kosten sind
die Leistungen, definiert als der Wert an Gütern und Dienstleistungen,
die durch den Leistungserstellungsprozess erbracht wurden.
(Anmerkungen B. K.: Diese Definition ist zu eng und widerspricht z. T. anderen Definitionen und dem KLR-Konzept des Handbuches:
Kosten-/Leistungsrechnungssystem
Mit dem KLR-System werden die wesentlichen Eckpunkte der Systematik und
ursprünglichen Methodik der KLR festgelegt, wie sie in der Betriebswirtschaftslehre
gebräuchlich sind. Im wesentlichen lassen sich die gängigen KLR-Systeme
nach dem verfolgtem Rechnungsziel und nach Umfang und Art der Verrechnung von
Kosten und Leistungen einteilen. Folgende Abbildung gibt einen derartigen Überblick.
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Rechnungszielorientierung |
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Umfang und Art der Verrechnung |
Ermittlungsorientierte KLR |
Planungsorientierte KLR |
Verhaltenssteuerungs- |
Einflußgrößen- |
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Investitionstheoretische Kostenrechnung Periodische Planerfolgsrechnung (Betriebsplankostenrechnung) |
Standardkostenrechnung auf Teilkostenbasis Behavioral Accounting |
Vollkosten- und |
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-starre -flexible |
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Teilkosten- und |
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Deckungsbeitragsrechnung |
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Kombinierte |
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rechnung |
Kostenbegriff
Der Kostenbegriff wie er in der KLR verwendet wird ist der wertmäßige
Kostenbegriff. Danach sind Kosten der bewertete Verbrauch von Gütern und
Dienstleistungen für die Herstellung der behördlichen Leistung und
die Aufrechterhaltung der dafür erforderlichen Kapazität.
Davon abzugrenzen ist der pagatorische Kostenbegriff. Dabei geht es nicht um den bewerteten Ressourcenverzehr, sondern allein um die Frage der Ausgaben bzw. Auszahlungen. Unter dem pagatorischen Kostenbegriff wird daher die Zahlungswirksamkeit betrachtet, unabhängig von dem tatsächlichen Verbrauch der Produktionsfaktoren.
Kostenpauschalen
Kostenpauschalen werden gebildet, um nicht beeinflussbare Kosten zu normalisieren
und die Kostenplanung zu vereinfachen. In diesem Fall wird auch von Standard-
bzw. Normalkosten gesprochen.
Kostenstelle
Kosten lassen sich nach drei Perspektiven klassifizieren: Kostenarten, Kostenstellen
und Kostenträger. Die Kostenstelle bestimmt, von welcher Organisationseinheit
die Kosten verursacht wurden, bspw. Sachgebiete wie die Pressestelle etc. Anders
ausgedrückt ist die Kostenstelle der Ort der Kostenentstehung innerhalb
einer Organisation. Um alle Kosten zu erfassen, sind folglich alle Organisationsbereiche
in einer Kostenstellenzuordnung, dem Kostenstellenplan zu erfassen.
Kostenstellenrechnung
Im Rahmen der Kostenstellenrechnung werden sämtliche erfaßten
Gemeinkosten und Kostenstelleneinzelkosten nach möglichst einheitlichen
Verfahren auf die Kostenstellen zugerechnet. Die Kostenstellenrechnung gibt
damit an, an welchem organisatorischen Ort die Kosten entstanden sind.
Kosten der Hauptkostenstellen (Allgemeine und Bereichsspezifische Hilfskostenstellen) und der Nebenkostenstellen werden auf die Hauptkostenstellen weiter zugerechnet (Prinzip der Kostenstellenräumung). Alternative Zurechnungsverfahren werden aus Gründen der Simulation bzw. Kostenplanung unterstützt. Laufende Abweichungsanalysen sind durch Daten vergangener Perioden zu ergänzen. Eine Analyse der verwendeten Zurechnungsverfahren erlaubt eine Standardisierung der Verfahren.
Kostenträger
Kosten lassen sich nach drei Perspektiven klassifizieren: Kostenarten, Kostenstellen
und Kostenträger. Der Kostenträger gibt an, für welchen Zweck,
also für welches Produkt bzw. Teilprodukt die Kosten angefallen sind.
Als Kostenträger sind einzelne Ausprägung spezifischer Produkte definiert. Damit kann ein Produkt durch ein oder mehrere Kostenträger definiert werden. Eine vollständige Übersicht aller Kostenträger mit einer meist numerischen Systematik findet sich im Kostenträgerplan wieder, der Bestandteil des Kontenplanes ist. Die Summe aller Produkte mit ihren möglichen Ausprägungen und Kennzahlen sowie etwaigen Qualitätsmerkmalen wird in einem Produktkatalog meist auf Ebene eines Ressorts dargestellt.
KLR-Glossar
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2009-12-10
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Kostenträgerrechnung
Alle extern orientierten Produkte einer Behörde werden mittels Kostenträgern
im Rahmen der Kosten-/Leistungsrechnung erfasst. Zusätzlich bietet sich
eine transparente Darstellung der damit verbundenen Leistungserstellungsprozesse
in einem umfassenderen Produktkatalog an. Je nach Betrachtungsumfang kann weiterhin
unterschieden werden in eine Kostenträgerstückrechnung, die je Kostenträger
die Kosteninformationen zur Verfügung stellt, und die Kostenträgerzeitrechnung,
die die Kosteninformationen über die Kostenträger einer bestimmten
Zeitperiode aggregiert zur Verfügung gestellt.
Leistung
Mit dem Begriff der Leistung wird der erreichte oder angestrebte Output
einer Reihe von Tätigkeiten oder Aktivitäten beschrieben. Gegenstück
der Leistung sind die dabei verursachten Kosten. Beides in Relation zu einander
gibt Aufschluß über die Effizienz. Von der Leistung zu unterscheiden
ist die Wirkung, die das erstellte Gut oder die Dienstleistung beim Empfänger
verbreitet oder hinterläßt. Diese Wirkung kann nur gemessen werden
mit den gleichen Größen, wie sie auch als Vorgaben und Ziele definiert
wurden.
Leistungsarten
Analog zu den Kostenarten sind für die betrieblichen Einnahmen die
Leistungs- bzw. Erlösarten definiert und in einem Leistungsartenplan dokumentiert.
Um der Ausrichtung der Kosten-/Leistungsrechnung sowohl entgeltliche als auch
auf unentgeltlich erbrachte Leistung einer Organisationseinheit auch semantisch
Rechnung zu tragen, wird im Rahmen des Projektes von einer Leistungsartenrechnung
gesprochen und nicht wie teilweise in der Privatwirtschaft von einer Erlösartenrechnung.
Leistungsrechnung
(Auszug aus dem KLR-Handbuch als Ergänzung. B. K.)
Mit der Leistungsrechnung erfolgt eine Messung (Erfassung und systematische
Abbildung) von
der Produkte in der Bundesverwaltung.
Outputmengen
Synonym für Leistungsmengen der Produkte
Pagatorische Kosten
vgl. Kostenbegriff
Personal-Standardkosten
Die Personal-Standardkosten sind die für einen Zeitraum einheitlich festgelegten
Kostensätze, um die Planung und Berechnung zu vereinfachen. Aufgrund von
Ist-Werten der vergangenen Periode werden durchschnittliche Kostensätze
ermittelt und für die nächste Periode als Standardkostensatz verwendet.
Angewendet wird dieses Verfahren, wenn individuelle und für den entsprechenden
Zeitraum genau zu erhebende Kosten nur mit erheblichem Aufwand zu beschaffen
sind und die auftretenden Ungenauigkeiten für Planungs- und Kalkulationszwecke
vertretbar sind.
Zusatz: Die Verwendung von Personal-Standardkosten soll auch soziale Verwerfungen vermeiden: ein Mitarbeiter ist gleich teuer, ob er jung und ledig oder älter und verheiratet mit großer Familie ist. B.K.
Plankostenrechnung
Plankosten sind die vor Beginn einer Abrechnungsperiode aufgrund der Kapazitäts-
und Leistungsplanung unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsprinzips von der
Plankostenrechnung zukunftsbezogen angesetzten Kosten.
Werden Plankosten mit einem bestimmten Ziel, z. B. der Kostensenkung, belegt, sprich man auch von Vorgabekosten. Werden weitere Steuerungsgrößen mit den Plankosten verbunden, wird eine Verbindung zur Budgetierung hergestellt.
Die Plankostenrechnung gibt periodenbezogen die Leistung und Kosten der Kostenstelle und wenn möglich der Kostenträger an. Durch Analyse der Abweichungen und deren Ursachen der Ist-Kosten von den Plan-Kosten (Soll-Ist-Vergleich) ergeben sich Aufschlüsse über das Kostenmanagement, die in das Controlling einfließen.
Produkt
Ein Produkt ist das Ergebnis einer bestimmten Abfolge von vorher definierten
Aktivitäten (Arbeitsschritten) mit einem definierbaren Wert oder Nutzen
für den Empfänger. Zusätzlich sollte ein Produkt für die
Steuerung der Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Behörde sinnvoll und geeignet
sein.
Die Erstellung von Produkten kann auch in Form von Projekten erfolgen, die wiederum als temporäre Kostenstellen durch das Controlling-/KLR-System unterstützt werden. Aus Sicht der Kostenträgerrechnung stellen Projekte einen eigenständigen Kontonummernkreis dar, der durch eine flexible Hierarchiebildung die Projektergebnisstruktur transparent macht.
Unterschieden werden interne und externe Produkte. Der Unterschied begründet sich aus dem Kriterium, wer der letztendliche Abnehmer des Produktes. Interne Produkte richten sich an Zielgruppen der entsprechenden Behörde und unterstützen den Leistungserstellungsprozess. In der Regel sind dies neben den Produkten des Allgemeinen Verwaltungsbereiches alle Zuarbeiten und Unterstützungen der Fachaufgaben vor endgültiger Fertigstellung. Auch Produkte und Leistungen, die die außerbehördliche Distribution sichern, sind daher interne Produkte, wie z. B. Versand und Vertrieb von Gesetzestexten, Vorschriften und Broschüren. Externe Produkte richten sich an behördenexterne Zielgruppen. Sie sind die Abnehmer und damit die "Entscheider", ob die beabsichtigte Wirkung, das Produktziel erreicht wurde. Hierzu gehören z. B. die Produkte der Öffentlichkeitsarbeit, Gesetze und Vorschriften für Bürger und andere Behörden, Genehmigungen etc.
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Projektkostenrechnung
Für die Erbringung einiger Leistungen unabhängig von bestehenden
Organisationsstrukturen bietet sich die Bildung von Projektorganisationen an.
Beispiele für derzeitige externe Projekte sind Staatsbesuche, Gipfelvorbereitung
und Messen aber auch die intensive Begleitung von Bauvorhaben. Um die organisatorische
Flexibilität und kostenmäßige Transparenz zukünftig auch
bei internen Projekten zu erhöhen, wie z. B. Berlinumzug oder Einführung
der Controlling-Software, werden Projekte als temporäre Kostenstellen abgebildet,
die einen räumlich oder abrechnungstechnisch abgegrenzten Teil der jeweiligen
Behörde darstellen. Ein Projekt in diesem Sinn ist daher eine zielorientierte
Aktions- bzw. Aktivitätenabfolge, die
durchgeführt wird.
Prozesskostenrechnung
Der Begriff beschreibt ein Instrument des Gemeinkostenmanagement. Die PKR
basiert auf dem Gedanken, die Gemeinkosten transparent zu machen und eine Kostenzurechnung
auf Produkte durchzuführen. Auf Basis einer kompletten Analyse und Strukturierung
der durchzuführenden Tätigkeiten werden in sogenannten (Geschäfts-)prozessen
bzw. Kernleistungsprozessen die betrieblichen und administrativen Tätigkeiten
nach Kriterien der Zielerfüllung, gemeinsamen Erstellung eines Produktes
bzw. Leistung oder hinsichtlich funktionaler und ablauforientierter Merkmale
strukturiert. Durch Zuordnung der Kosten auf die durchzuführenden Tätigkeiten
bzw. der Analyse, ob gewisse Kosten mit der Menge oder Häufigkeit der Prozessdurchführung
variieren, lassen sich die Auswirkungen der verursachungsgerechten Gemeinkostenzurechnung
auf die langfristige Produkt- und Leistungsplanung ableiten. Die Verwendung
der Prozesskostenrechnung als alleiniges Instrument für die kurzfristige
produktorientierte Kalkulation wird hingegen in Theorie und Praxis kontrovers
diskutiert.
Qualitätsorientierte Plan-KLR
Die Qualitätsorientierte Plan-Kosten-/Leistungsrechnung ist das Standard-KLR-System
für die KLR in der Bundesverwaltung. Das System basiert im wesentlichen
auf einer flexiblen Plan-Kosten-/Leistungsrechnung auf Vollkostenbasis. Durch
die Bereicherung um weitere aufgabenspezifische KLR-Systeme der klassischen
Betriebswirtschaftslehre wird sichergestellt, dass die Besonderheiten der Fachaufgabenbereiche
der Öffentlichen Verwaltung abgebildet werden können.
Quasi-Wettbewerb
Mit dem Begriff des Wettbewerbs wird das marktliche Geschehen gekennzeichnet,
daß ein Nachfrager alternative Bezugsmöglichkeiten hat. Im Rahmen
der Öffentlichen Verwaltung besteht diese Möglichkeit (meist) nicht
und wird durch Vergleiche unterschiedlichster Art ersetzt. i. d. R. werden die
Kosten bei vorgegebenen Leistungsstandard verglichen. Darüber hinaus werden
auch Qualitätsindikatoren und Prozessstrukturen verglichen. Das Instrument
für einen Quasi-Wettbewerb in der Öffentlichen Verwaltung ist das
Benchmarking.
Rahmenregelung
Eine Rahmenregelung dient der generellen Festlegung von anzustrebenden Aussagen
und Ergebnissen. Im Rahmen einer Standardisierung der Kosten-/Leistungsrechnung
beinhalten Rahmenregelungen Verfahren und Methoden, deren Gemeinsamkeit in der
Vergleichbarkeit der gewonnenen Aussagen liegt, ohne dabei Details vorzugeben
und ggf. ressortspezifische Besonderheiten zu negieren.
Rechengrößen
Für das Grundverständnis von Kosten-/Leistungsrechnung einerseits
und kameralistischem System andererseits sind die Unterschiede bei den betrachteten
Rechengrößen wesentlich. Während die Zielgrößen des
kameralistischen Systems ursächlich die Sicherung der Liquidität waren,
so sind die Zielgrößen der Kosten-/ Leistungsrechnung die Rechengrößen
betrieblicher Erfolgsrechnung. Die nachstehende Tabelle verdeutlicht die Zusammenhänge:
Zielgröße |
Rechengröße |
Systeme des Rechnungswesens |
Liquidität |
Einzahlungen |
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Einnahmen |
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|
Erfolg |
Erträge |
|
Leistungen |
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Reservekontoklassen
Vgl. die Ausführungen zu Bundeskontenrahmen
Soll-Ist-Vergleiche
Im Rahmen einer eigenverantwortlichen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist
für ausgewählte Kostenarten und Kostenstellen die Gegenüberstellungen
von Ist-Größen, d. h. tatsächlich bis zu diesem Zeitpunkt aufgelaufene
Kosten und Erlöse, mit den Soll-Größen notwendig. Dabei sind
die Soll-Größen (auch Plan- bzw. Vorgabegrößen) die methodisch
einwandfrei ermittelten Kosten und/oder Erlöse, die sich aufgrund der erwarteten,
geplanten Leistungserstellung ergeben würden. Der Soll-Ist-Vergleich dient
der Analyse von Abweichungsursachen. Die Zielsetzung besteht darin, aus den
Abweichungsursachen einen Erkenntniszuwachs zu erhalten, der im weiteren zu
einer Verbesserung der Planung und natürlich der Leistungserstellung an
sich führt.
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Standard
Die Standardisierung, das Setzen von Standards, bedeutet die vorherige inhaltliche
Festlegung von Abläufen und Verfahren für wiederholt auftretende Probleme.
Damit wird erreicht, daß bei wiederholtem auftreten der Fragestellung
sachlich und inhaltlich nach den gleichen Maßstäben entschieden und
gehandelt werden kann.
Da der Grad der vorhergehenden Festlegung vom jeweiligen Problem und seiner Komplexität abhängt, kann sich die Festlegung erstrecken von einer reinen Empfehlung bezüglich verwendeter Verfahren und Methoden bis hin zu einer detaillierten inhaltlichen Beschreibung.
Als Standardisierungsgrade für die KLR auf Bundesebene werden unterschieden:
Standardprodukte
Ein Standardprodukt oder auch Soll-Produkt ist eine auf Erfahrungen oder
stochastischen Analysen bestehende Rechengröße, die Ausgangspunkt
kostenrechnerischer Kalkulationen ist. Auf Basis eines Standardproduktes können
die Wertgrößen der Budgetierung dadurch ermittelt werden, dass der
Produktverantwortliche festlegt, inwieweit das in Frage stehende Kalkulationsobjekt
von dem Standardprodukt abweichen darf und welche kostenmäßigen Konsequenzen
anfallen würden. Somit ist das Standardprodukt eine Referenzgröße
für die eigenverantwortliche Ressourcenverteilung.
Typologisierungsmerkmale
Die Typologisierungsmerkmale dienen im Rahmen der Standard-KLR der Beschreibung
von Aufgaben der Bundesverwaltung zum Zweck der Bestimmung typspezifischer KLR-Systeme.
Dabei werden drei Typologisierungsmerkmale verwendet:
Überführungsrechnung
Die Überführungsrechnung ist ein Rechnungssystem, das die Verbindung
zwischen Haushaltsrechnung und der KLR durch eindeutige Zuordnung bzw. Zuordnungsregeln
von Haushaltstiteln zu KL-Arten sicherstellt.
Variable-Kosten
Variable Kosten steigen oder sinken proportional zur Anzahl der erstellten
Produkte bzw. Leistungen. Für die verschiedenen Spiegel stellen beispielsweise
die Papierkosten variable Kosten dar. Das Gegenstück zu den variablen Kosten
sind die fixen Kosten, die unabhängig von der Produktionsmenge konstant
bleiben.
Verdichtungskostenstelle
Verdichtungskostenstellen dienen der Aggregation von Informationen über
Kostenstellen, die z. B. eine Abteilung ausmachen. Somit ergeben sich beispielsweise
die Kosten der Abteilung als die Summe der Kosten je Kostenstelle plus den Kosten,
die sich auf der Verrechnungskostenstelle gesammelt haben.
Verrechnung, interne und externe
Grundsätzlich findet ein Leistungsaustausch, die zur Verfügungstellung
von Produkten und Diensten, innerhalb und außerhalb von eigenständigen
Organisationseinheiten bzw. Ressorts statt. Damit stellt sich die Frage, in
welcher Form der Leistungstransfer und die Verteilung knapper gemeinsamer Kapazitäten
stattfinden soll. Ein Mittel dieser Koordination ist die Verrechnung durch interne
Verrechnungspreise innerhalb der Behörde oder dem Ressort, bzw. durch externe
Verrechnungspreise zwischen Behörden mit eigener KLR-Ausgestaltungskompetenz.
Das Kalkulationsverfahren ist dabei je nach Verwendungszweck unterschiedlich und kann rein kostenorientiert oder rein marktorientiert oder eine Mischform sein.
Verrechnungskostenstelle
Verrechnungskostenstellen dienen der logischen Sammlung der sekundären
Gemeinkosten, bevor diese auf die einzelnen Kostenstellen des jeweiligen Abrechnungskreises
verteilt werden. Der Vorteil liegt in einer größeren Transparenz
der Kostenzurechnung. Somit wird es zukünftig möglich sein, die verrechneten
Kosten auf Ebene der einzelnen Kostenstelle von den Kosten zu trennen, die pauschal
für die Kostenstellen einer Abteilung oder pauschal auf die Abteilung im
Ganzen verteilt wurden. Somit werden beispielsweise die Kosten ausweisbar, z. B. für die Bereitstellung der internen Produkte aus dem IT-Referat pauschal
den Referaten oder pauschal einer ganzen Abteilung zugerechnet wird, also unabhängig
davon, ob ein bestimmtes Referat dieses interne Produkt nutzt oder nicht.
Verwaltungsgemeinkosten
Verwaltungsgemeinkosten sind die Kosten für die Leitung und Verwaltung
der Behörde, z. B. Besoldung für die Behördenleitung und die
Beamten sowie Gehälter für Angestellte der Verwaltungsabteilungen,
Büromaterial, Abschreibungen auf die Geschäftsausstattung.
Vor-/Endkostenstelle
Vor- und Endkostenstellen sind nach rechnungstechnischen Gesichtspunkten
gebildete Kostenstellen. Die Kosten der Vorkostenstellen werden hierbei auf
andere Kostenstellen (Hilfs- und Hauptkostenstellen) und nicht direkt auf Produkte
bzw. Kostenträger verteilt. Bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung
geben sie ihre Kosten an Endkostenstellen ab.
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Wirkung
Mit dem Begriff der Wirkung wird der erreichte Nutzen oder die tatsächliche
Beeinflussung beim Empfänger eines Produktes bezeichnet. Gegenstück
zu einer Wirkung sind die beabsichtigten Ziele, die mit der Erstellung eines
Produktes und/oder Dienstleistung verbunden waren.
Von dem Begriff ist der Leistungsbegriff abzugrenzen, der "nur" den erstellten Output, das Produkt oder die erstellte Dienstleistung an sich betrachtet.
Wirkungsrechnung
In der Wirkungsrechnung werden quantifizierbare und qualifizierbare Indikatoren
und Kennzahlen der beabsichtigten Ziele und der erreichten Wirkung systematisch
gegenübergestellt. Durch einen weiteren Vergleich mit den Ergebnissen der
Kosten-/Leistungsrechnung ergibt sich auch der Rückschluß, ob die
aufgewandten Kosten durch die verfolgten Ziele zu rechtfertigen sind bzw. ob
die erstellten Produkte und Leistungen geeignet sind, die Wirkung in Richtung
der beabsichtigten Ziele auch zu bewegen.
Wirtschaftlichkeit
Zentraler Maßstab zur Beurteilung der Behördenleistung in der
Kosten-/ Leistungsrechnung. Angesichts allgemeiner Knappheit sollen Mittel (Personal,
Finanzen, Sachen) zum Erbringen von Verwaltungsleistungen und zur Erreichung
von Zielen wirtschaftlich eingesetzt werden. Dabei sind zwei Varianten zu unterscheiden:
Zeitaufschreibung
Um die Personalkosten verursachungsgerecht zu erfassen und zuzurechnen,
ist zukünftig eine produktbezogene Aufschreibung wesentlich für eine
funktionierende KLR. Die einzelnen Aufschreibungen erfolgen anonym und können
somit nicht zur individuellen Leistungskontrolle herangezogen werden.
Zeitvergleiche
Zeitvergleiche sind ein Instrument der Wirtschaftlichkeitsanalyse und Kostensteuerung.
Mit ihrer Hilfe wird die zeitliche Entwicklung von kostenrechnerischen Größen
überwacht. Unter Verwendung der periodenbezogenen Ist-Kosten (je Kostenart
z. B.) lassen sich Aussagen zur Kostenentwicklung treffen, wobei z. B. saisonale
Schwankungen bei der Interpretation gleichfalls bedeutsam sein können.
Im Sinne der Kostensteuerung haben sich jedoch eher Vergleiche auf Basis geplanter
und tatsächlicher Angaben in der Praxis durchgesetzt, was Systeme der Plankostenrechnung
erst möglich machen.
Zero-Base-Budgeting (ZBB)
Der Begriff beschreibt ein Instrument des Gemeinkostenmanagement. Dabei
muss jeder Verantwortliche sein Budget jedes Jahr vollständig und neu im
Detail begründen, die Begründung erfolgt ausgehend von einem Budget
von null. Die verantwortliche Person trägt damit die "Beweislast" für
ihre Kosten. Diese Methode betont die Überlegungen in Richtung der strategischen,
längerfristigen Begründung von Kosten und ist weniger in Krisensituationen
oder zur Evaluierung von organisatorischen Veränderungen geeignet.
Zuschlagssatz
Der Zuschlagssatz ist der Verrechnungsschlüssel für die Kosten
einer Hauptkostenstelle, um diese auf die Produkte
weiter zu verrechnen.
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(Ende des Glossars)