Quantitative Informationen mit besonderer Aussagekraft, insbesondere über Ziele und die Zielerreichung.

Alternativ:
Kennzahlen sind quantitative Informationen bzw. Daten, die schnell und prägnant über ein ökonomisches Aufgabenfeld informieren. Sie enthalten leicht fassbare, genaue Zahlenangaben über betriebliche und außerbetriebliche Tatbestände.

komprimierte, vereinfachte Abbildungen der Realität in Zahlen. Indikatoren der Zielerreichung mit hohem Informationswert für das Management.

Kennzahlen sind Messgrößen, die Sachverhalte und Zusammenhänge darstellen können. Dabei geht es vor allem darum, Informationen zu quantifizieren und in verdichteter Form darzustellen. (Hopp / Göbel 2, S. 128, unter Hinweis auf Gleich 1997, 4, Böhmer/Dahlmann 1994, 132, A. M. Vogel 1996, 163)

Kennzahlen können sich beziehen auf Zustände, Eigenschaften, Leistungen des Systems oder der Systemumwelt, seine Wirkungen, sie können Ziele präzisieren (Soll-Werte) und die Zielerreichung (Ist-Werte), s. operationale Ziele. Sie sind ein wichtiges Instrument des Controlling.

Synonym: Indikator, der Sprachgebrauch ist aber nicht einheitlich, z. T. werden nur Zahlen mit Relevanz für die Zielerreichung als Kennzahlen bezeichnet, bzw. wird "Indikator" als "Kennzahl" mit besonderen Eigenschaften verstanden (z. B. dass er die Zielerreichung nur mittelbar anzeigt und das Ziel nicht direkt misst).

Kennzahlenwert ist die ermittelte Zahl (Beispiel: "Kosten pro Antrag" ist die Kennzahl, "125 €/Antrag" der Kennzahlenwert für Anträge der Arbeitseinheit X im Jahr Y) mit Maßeinheit.

Zielwert ist der Wert, der erreicht werden soll (englisch "target"), wobei es sinnvoll sein kann, einen Schwellenwert als Eingriffswert zu definieren: er definiert die Grenze, ab der "Gefahr droht", während der Zielwert darüber hinausgeht und auch Vorsorge mitumfasst.[FN5]

Zu Kennzahlen als Instrument der Formulierung operationaler Ziele siehe den Beitrag zu Zielen und Kennzahlen.

Bedeutung von Kennzahlen

(Kompakte Aufzählung der Funktionen?)

Kennzahlen sind ein unverzichtbares Bestandteil eines guten Managements:
- Sie ersetzen intuitive (und oft pauschale) Urteile durch nachprüfbare Daten.
- Sie machen eine komplexe Realität überschaubar und sensibilisieren.
- Sie erlauben es, konkrete und messbare Ziele zu formulieren.

Kennzahlen sind ein unverzichtbares Element wirksamen Managements: (olev-Def. Hauptteil)

• Sie ersetzen intuitive Urteile durch nachprüfbare Daten.
• Sie machen eine komplexe Realität überschaubar,
• sensibilisieren für Aspekte, die sonst nicht wahrgenommen werden würden,
• präzisieren Ziele und erlauben die Beurteilung der Zielerreichung.
• Sie sind Grundlage für informierte Managemententscheidungen, Controlling und Leistungsvergleiche (Benchmarking).
• Für die Verwaltung sind sie unverzichtbar um die Erfüllung der verfassungsrechtlichen Verpflichtung zu wirtschaftlichem Handeln (Art. 114 II GG) erkennen und nachweisen zu können.
• Beachte: "Daten sprechen nicht", Kennzahlenwerte bedürfen immer der Interpretation.
  

Allgemein

Kennzahlen ersetzen intuitive Urteile durch nachprüfbare Daten. Sie schaffen eine Vergleichsbasis und erlauben damit objektive Vergleiche:

• über die Zeit:
  „Gibt es auffällige Veränderungen zu den Vorjahren? Sind wir besser geworden? Wie ist der Trend?“
• mit anderen (Benchmarking):
  „Wie sind wir im Vergleich zu anderen? Wie entwickeln wir uns im Vergleich mit anderen? (Fallen wir zurück, holen wir auf?)"
• mit Soll-Werten (Plan-Werten):
  "Haben wir unsere Ziele erreicht? Wie ist die voraussichtliche Entwicklung?"

Sie machen komplexe Sachverhalte überschaubar und vergleichbar und sensibilisieren für Aspekte, die sonst nicht wahrgenommen werden würden.

Insbesondere präzisieren sie Ziele und erlauben die Beurteilung der Zielerreichung.

Kennzahlen sind deshalb ein unverzichtbares Element guten Managements. Für die öffentliche Verwaltung sind sie unverzichtbar um die Erfüllung der verfassungsrechtlichen Verpflichtung zu wirtschaftlichem Handeln (Art. 114 II GG) erkennen und nachweisen zu können.

Entwicklung, Pflege, Nutzung und Auswertung von Kennzahlen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Controlling.

Funktionen

Kennzahlen/Indikatoren können insbesondere folgende Funktionen haben[FN3]:

Siehe auch die klassische Aufzählung der Funktionen bei Osborne/Gaebler.

Vergleiche

Kennzahlen erlauben objektive und nachprüfbare Vergleiche in dreierlei Hinsicht:  

Die verfassungsrechtliche Verpflichtung zu wirtschaftlichem Handeln (Art. 114 II GG) lässt sich ohne Kennzahlen nicht erfüllen. Denn nur wenn Kosten und Leistung/Qualität bekannt sind kann beurteilt werden, ob die Verwaltung wirtschaftlich handelt, d. h. ein günstiges Verhältnis zwischen Nutzen und Kosten erreicht, wie es die Verfassung fordert (mehr zu Wirtschaftlichkeit).

Die Verwendung von Kennzahlen entspricht dem Prinzip "Sachliche Entscheidungsfindung" des Qualitätsmanagements nach ISO 9000. Sie ist ferner unverzichtbar für eine kooperative Führung, die Informationen nicht beim Vorgesetzten monopolisiert sondern sie möglichst breit verfügbar macht: kooperative Vorgesetzte sorgen dafür, dass die Institution informiert ist, nicht (nur) sie selbst.

Probleme bei der Verwendung von Kennzahlen

Kennzahlenwerte sind aber nicht selbsterklärend: "Daten sprechen nicht", Kennzahlenwerte bedürfen immer der Interpretation. Das gilt oft schon deshalb, weil nicht der Faktor selbst gemessen wird, sondern nur Indikatoren, z. B. nicht die Qualität der Bescheide, sondern die Zahl von Widersprüchen. Wird dies nicht beachtet, können Kennzahlen zu Fehlsteuerungen führen, also schaden. Dies spricht nicht gegen das Instrument, sondern gegen die unbedachte Verwendung, insbesondere im Hinblick auf die folgenden Aspekte.

Probleme bei der Verwendung von Kennzahlen Version 1.0
Problem	Beispiele
• Treffsicherheit / Indiz-Charakter dass Kennzahlen oft nicht das unmittelbar, genau und verlässlich messen, was eigentlich interessiert, sondern leichter verfügbare Daten als Indikatoren (Anzeiger) verwenden ("Indizien"),	Die Widerspruchsquote misst nicht die Qualität von Bescheiden: die Widersprüche können unbegründet sein und werden nicht eingelegt bei Fehlern zu Gunsten der antragstellenden Person, aber zu Lasten der Allgemeinheit.
• Zielpluralität dass immer mehrere Ziele zu beachten sind und deshalb eine Kennzahl allein keine Konsequenzen auslösen darf	Hohe Kosten pro Bescheid? Vielleicht sollte man noch sorgfältiger und teuerer betreuen, um wirksam zu helfen und damit den Bezug von Sozialhilfe / ALG zu verkürzen? Größere Klassen verringern die Kosten pro Schulstunde aber verringern die Qualität und verursachen hohe gesellschaftliche Kosten. Vielleicht sollte man auch investieren, um mehr Einnahmen zu erzielen? Der Kostendeckungsgrad / Deckungsbeitrag ist die richtigere Kennzahl.
• Problemvernetzung Probleme vernetzt sein können (z. B. Nachhaltigkeit, strategische Auswirkungen, Personalmanagement zu berücksichtigen sind) und einzelne Kennzahlen diese Problemvernetzung nicht abbilden,
• Fachkompetenz dass die Verwendung von Kennzahlen besondere Fachkompetenz erfordert und die "intuitive" Verwendung und Interpretation zu gefährlichen Trugschlüssen führen kann (mehr dazu unten [FN2]). Gefährlich ist die Überschätzung der eigenen Fähigkeiten: man erkennt nicht, was man übersieht!
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Bei der Verwendung von Kennzahlen

• ist auch zu prüfen, ob die klassischen Anforderungen der empirischen Forschung erfüllt sind (Objektivität, Validität, Reliabilität),
• die Ergebnisse müssen situationsgerecht interpretiert werden.
• Insbesondere ist zu prüfen, ob das gemessene Merkmal dem eigentlichen Ziel entspricht (oft werden Meinungen über Fakten erhoben: sie dürfen nicht mit den Fakten verwechselt werden!),
• ggf. welche weiteren Ziele relevant sind und ob Zielkonflikte bestehen.

Mehr dazu in FN2.

Kennzahlenwert
Als "Kennzahl" bezeichnet man i. d. R. das Merkmal, das gemessen wird, Kennzahlenwert ist die im einzelnen ermittelte Zahl. (Beispiel: "Kosten pro Antrag" ist die Kennzahl, "125 Euro/Antrag" der Kennzahlenwert für die Kosten pro Antrag der Arbeitseinheit X im Jahr Y.) Kennzahlenwerte müssen immer mit einer Maßeinheit versehen sein.

Arten von Kennzahlen

Absolute Zahlen / Verhältniszahlen

Kennzahlen können

• absolute Zahlen sein (Zahl erteilter oder fehlerhafter Bescheide, Kosten der Verwaltungseinheit), aussagekräftiger sind oft
• Verhältniszahlen (Fehlerquote, Stückkosten, Auslastungsgrad, Kostenindex).

Weitere Beispiele s. im Beitrag "Ziele / Kennzahlen"

Unterscheidung nach Steuerungsrelevanz:

Die KGSt unterscheidet darüber hinaus "Grundzahlen", "Strukturzahlen" und Kennzahlen, nur letztere sind "steuerungsrelevant", d. h. geben Informationen, die relevant sind für ein definiertes Ziel.

Begriffe "Kennziffer" und "Indikator"

Die Begriffe "Kennziffer" und "Indikator" werden hier - entsprechend den Empfehlungen des IKO-Netzes, als Synonyme verwendet (mit identischer Bedeutung), in der Literatur findet sich teilweise ein anderer Sprachgebrauch.

Zu Systemen von Kennzahlen s. Controlling und Benchmarking, zu weiteren Begriffen im Zusammenhang: Grundzahlen, IKO-Netz und die Definitionen im Glossar zu Kennzahlen + Vergleichsringen des IKO-Netzes der KGSt, jeweils aktuelle Fassung, oder hier die Fassung vom 18.2.2000.

Prüfkriterien für die Auswahl und Bewertung von Kennzahlen

Mit zunehmender Bedeutung von Kennzahlen wird die zweckmäßige Auswahl und Definition immer wichtiger. Die KGSt hat die Kriterien für die Gestaltung von Kennzahlen wie folgt zusammengefasst:

Kriterien für die Gestaltung von Kennzahlen nach KGSt 1999

(Quelle: KGSt, Ziele finden, Zahlen kennen, Handeln können,1999, S. 8)

Materialien aus dem Vereinigten Königreich (UK)

Das Vereinigte Königreich ist besonders weit in der Verwaltungsreform und arbeitet intensiv mit Kennzahlen, siehe im Beitrag zum Neuen Steuerungsmodell. Beispielhaft hier der Hinweis auf eine Veröffentlichung zum Ergebnisorientierten Management:

Quelle: UK Treasury u.a.: Choosing the right FABRIC: a Framework for Performance Information.

Die genannten Prinzipien gelten für die Konstruktion eines Systems von Kennzahlen zu Steuerungszwecken.

Aus der US-amerikanischen Diskussion

Indicators in a properly developed set of performance measures should satisfy the following criteria:

1. Valid
2. Reliable
3. Understandable
4. Timely
5. Resistant to perverse behavior (= nicht manipulationsanfällig. Dieses Kriterium fehlt in den meisten deutschen Checklisten! B. K.)
6. Comprehensive
7. Nonredundant
8. Sensitive to data collection cost
9. Focused on controllable facets of performance

Ammons, David N.: Municipal Benchmarks: Assessing Local performance and Establishing Community Standards. Sage, 1996.

Siehe auch die Quellenangaben

• zum Neuen Steuerungsmodell/New Public Management
  dort auch Hinweise auf internationale Quellen, insbesondere zu Verwaltungen, die bereits umfassender mit Kennzahlen arbeiten (z. B. in der Schweiz, die Regierung des UK und die Kommunalverwaltung)
• zu Benchmarking
• zu Zielen

Anmerkungen