Arbeitsablauf
der
Arbeitsprozess, die Abfolge von Arbeitsschritten zur Erstellung von
Leistungen/Produkten, heute vorwiegend ganzheitlich als Geschäftsprozess
betrachtet. Workflow ist ein Arbeitsablauf mit besonderer Gestaltung (siehe dort).
Arbeitsanalyse
1.
organisatorisch: als Fortsetzung der Aufgabenanalyse
systematische Zerlegung (Gliederung) der Aufgaben
in ihre gedanklich (!) unterscheidbaren Elemente für die
Gestaltung der Aufgabenerfüllung im einzelnen (Ablauforganisation);
auch: das Ergebnis dieser Gliederung; 2. personalwirtschaftlich:
Ermittlung der an einem Arbeitsplatz vorhandenen Anforderungen als
Grundlage für die Arbeitsbewertung (hauptsächlich
nach den Anforderungsarten Können, Belastung, Verantwortung,
Arbeitsbedingungen).
Arbeitsanweisung
ablauforganisatorische
Regelung für konkrete Aufgaben, Arbeitsprozesse oder Teile
davon, die sich an die daran beteiligten Beschäftigten
richtet. Die Bezeichnung kann auch anders lauten, da es keinen Standard
gibt.
Arbeitsgruppe
eine
i. d. R. aus konkretem Anlass und
vorübergehend gebildete Gruppe mit nebenamtlichen Mitgliedern
ohne die formale Struktur einer Projektgruppe.
Sie kann z. B. den Auftrag
haben, ein Vorhaben, das zu klein für ein Projekt ist,
durchzuführen, oder konkrete Koordinationsaufgaben
erledigen.
Arbeitsplatz
Der
räumliche Ort, an dem eine Person arbeitet
(ein Arbeitsplatz kann bei mehreren Arbeitsschichten im Laufe eines
Tages von mehreren Arbeitskräften verwendet werden); in der
öffentlichen Verwaltung häufig ungenau
gleichbedeutend mit »Stelle
bzw. »Dienstposten
verwendet.
Arbeitsproduktivität
Ergiebigkeit von menschlicher Arbeit, gemessen als Verhältnis
Output zu Arbeitseinsatz, z. B. Zahl bearbeiteter
Werkstücke pro Arbeitsstunde oder Wertschöpfung pro
Arbeitsstunde.
Arbeitsteilung
Zerlegung einer Aufgabe in Teilaufgaben, die von verschiedenen Akteuren
(Menschen, Referaten, Unternehmen, Ländern (internationale
Arbeitsteilung)) wahrgenommen werden. Die Zerlegung schafft das
Folgeproblem der Koordination,
weil die Teilbeiträge so organisiert und gesteuert werden
müssen, dass sie das gewünschte Ergebnis erreichen.
Formen der Arbeitsteilung sind Mengenteilung
und Spezialisierung
(Zentralisierung). Arbeitsteilung ist ein Merkmal der Aufbauorganisation.
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Arbeitswissenschaft »Ergonomie
Art(en)teilung siehe Spezialisierung, zusammenfassend siehe Arbeitsteilung.
ASPA American Society for Public Administration
Die führende US-amerikanische Vereinigung für
Verwaltungsmanagement und Partner des United
Nations Global Online Network On Public Administration and Finance UNPAN.
Sie dokumentiert u.a. den Stand der Wirkungsmessung und
Leistungsbewertung von Bundesverwaltung und der Verwaltung der
Einzelstaaten (Performance Measurement) und äußert
sich gegenüber den neu gewählten Präsidenten
mit Vorschlägen zur Reformpolitik.
Assessment
Einschätzung, Bewertung, vor allem der Befähigung / des Potenzials
von Mitarbeitern
Das
Assessment Center aus Sicht des "Peter-Prinzips": Peter und Hull, Das Peter-Prinzip, 2001, S. 104 |
Assessment
Center (AC)
Eignungsdiagnostischen Verfahren zur
Beurteilung der Befähigung,
indem mehrere geschulte Beobachter ("Assessoren") das Verhalten der
Teilnehmenden z. B. in typischen Situationen aus dem
betrieblichen Alltag nach festgelegten Kriterien bewerten. Jedes AC
muss speziell für die betriebliche Situation entwickelt
werden, das Auswahl-AC für die Anforderungen der zu
besetzenden Stelle, das Entwicklungs-AC im Hinblick auf die
Verbesserung des Potenzials für die aktuelle sowie ggf. andere
Verwendungen, z. B. in Führungspositionen. Das AC
soll Eignung und Befähigung zuverlässiger erkennen
lassen als andere Instrumente, insbesondere als der Rückgriff
auf Beurteilungen in bisheriger Tätigkeit, was jedoch
wissenschaftlich nicht gesichert ist, eher im Gegenteil (siehe
zusammenfassend den Beitrag "Stress für nix! Zweifel am
Assessment-Center" in Bild der Wissenschaft 12/2007). Zu AC
ausführlicher siehe den Beitrag von Litzcke,
Assessment Center, 2003.
Attribution
Zuschreibung eines ursächlichen Zusammenhangs: den Misserfolg in einer Klausur könnte man sich erklären mit "Ich habe nicht genug gelernt", "Ich bin zu dumm dafür", "Die Aufgabenstellung war unmöglich", "Ich konnte mich nicht konzentrieren, weil es zu laut war". Je nach Erklärung für den Misserfolg wird man andere Konsequenzen ziehen (früher zu lernen anfangen, das Studium aufgeben, sich über die Aufgabenstellung / die Prüfungssituation beschweren).
Praktische Bedeutung:
Audit
(engl.: audit)
Systematische Überprüfung und Bewertung durch
Fachleute nach vorgegebenen Checklisten. Definition in der
Qualitätsnorm ISO
9000:2000: "Systematischer, unabhängiger und
dokumentierter Prozess zur Erlangung von Nachweisen und zu deren
objektiver Auswertung, um festzustellen, inwieweit Auditkriterien
erfüllt sind". Mehr ...
Aufbauorganisation (neuer
Sprachgebrauch: "Struktur(en)")
"Wer macht was?": das Grundgefüge, die Verteilung der Aufgaben
auf Aktionseinheiten, also insbesondere die Arbeitsteilung durch
Bildung von Stellen/Dienstposten,
Referaten, Abteilungen, unter
Berücksichtigung der Problematik der Leitungsspanne, sowie
die Festlegung der Beziehungen zwischen ihnen (Delegation, Strukturtyp). Konkretere
Regelungen (der "Prozesse") enthält die Ablauforganisation.
Bisher wurde die Gestaltung der Aufbauorganisation als Voraussetzung für die Gestaltung der Abläufe betrachtet. Nach modernem Verständnis ist die Gestaltung der Prozesse, die Ablauforganisation, die vorrangige Gestaltungsaufgabe. Nur sie gewährleistet die Produktorientierung und die Erreichung der Ziele (Wirkung, Produktqualität, Kundenorientierung, Kostengünstigkeit usw.).
Im früheren Sprachgebrauch der KGSt: "Institutionelle Organisation".
Aufgabe
Der Begriff wird üblicherweise definiert als die dauerhafte,
generalisierte Aufforderung zum Tätigwerden im Interesse der
Zielerreichung, im Unterschied zum Auftrag
als Aufforderung zum einmaligen
Tätigkeitwerden. Allerdings ist das "Ziel" oft sehr
allgemein beschrieben und/oder der Bezug zwischen der Tätigkeit und der Zielerreichung ist nicht steuerungsrelevant. Offen bleibt oft auch, wer Kunde der zu erbringenden Leistung ist - und deshalb
befragt werden sollte, ob er mit der Leistung zufrieden ist (Kundenbefragung),
und welche Wirkung (Outcome)
das Tätigwerden haben soll. Deshalb trägt das
traditionelle Denken in Aufgaben zur klassischen Fehlsteuerung der
Verwaltung bei, die heute durch Produkt-
und Ergebnisorientierung (Wirkungsorientierung) korrigiert werden soll,
u. a. durch die präzisere Definition der zu
erbringenden Leistungen als Produkte,
der mit der Leistung beabsichtigten Ergebnisse/Wirkungen (Outcome), präzisiert
durch Ziele und
Kennzahlen (s. im einzelnen Neue Verwaltungssteuerung (NSM/NPM/WoV)).
In der Sprache des Qualitätsmanagements ist das Denken in Aufgaben Denken aus der Lieferanten- und nicht aus der Kundenperspektive, davon ist also abzuraten.
Aufgabenanalyse
1.
systematische Zerlegung (Gliederung) einer Aufgabe in ihre gedanklich
(!) unterscheidbaren Elemente, um die "Bausteine" für die
Gestaltung der »Aufbauorganisation
zu erhalten, insbesondere für die Stellenbildung (=
Bildung der Dienstposten; siehe Aufgabensynthese);
2. das Ergebnis dieser Gliederung. Die Zerlegung erfolgt in
Teilaufgaben entsprechend den Aufgaben-
bzw. Spezialisierungsarten.
Eine detailliertere Zerlegung von Aufgaben erfolgt durch die Arbeitsanalyse
für die Gestaltung der Ablauforganisation.
Aufgabenarten
/ Aufgabentypen
1. Nach Befugnissen und
organisatorischer Einordnung unterscheidet man Ausführungsaufgaben
("normale" Aufgaben, die keine Weisungs- oder
Anordnungsbefugnis gegenüber unterstellten
Mitarbeitern umfassen), Leitungs- und
Führungsaufgaben (mit Weisungsbefugnissen
gegenüber anderen Stellen verbundene Aufgaben) und Unterstützungsaufgaben
(Stabsaufgaben, »Stabsstelle);
2. Unterscheidung nach Aufgabeninhalt:
nach Verrichtung, Objekt, Rang, Phase, Zweckbeziehung, Ort des
Tätigwerdens, usw.; »Spezialisierungsarten.
3. Aufgabentypologie
nach der Standard-KLR des Bundes gliedert nach
Tätigkeitsstruktur (repetitive, Auftrags-,
Projekttätigkeit), Wettbewerbsumfeld (marktlicher, Quasi-,
kein Wettbewerb) und nach Entgeltorientierung (mit / ohne
Entgelt).
Aufgabenkritik
Überprüfung der Aufgabenwahrnehmung auf Notwendigkeit
(Zweckkritik: muss die Aufgabe wahrgenommen werden?) und
Wirtschaftlichkeit (Vollzugskritik: ist die Art der Aufgabenwahrnehmung
sinnvoll und wirtschaftlich?). Diese Aufgabe wurde in der
öffentlichen Verwaltung – mangels anderer
Zuständigkeiten und Instrumente - bisher von der
Organisationsstelle wahrgenommen, sie ist heute dem strategischen Management
oder dem strategischen
Controlling zuzuordnen: „Tun wir die richtigen
Dinge“. Mehr ...
Aufgabensynthese »Stellenbildung, »Synthese
Aufgabenteilung »Arbeitsteilung
Aufgabenträger
allgemeine
Bezeichnung für denjenigen, der eine Aufgabe wahrnehmen soll. Aufgabenträger kann sein:
Aufsicht
Überwachung, Kontrolle, Steuerung von
anderen (Personen, der Tätigkeit von Stelleninhabern, Organisationseinheit,
Institutionen,
Funktionen innerhalb von Institutionen,
aber auch von technischen Einrichtungen). Siehe Aufsichtsarten.
Aufsicht ist eine Managementaufgabe, wird aber in der öffentlichen Verwaltung überwiegend juristisch-technisch, als Frage der rechtlich zulässigen Maßstäbe und Aufsichtsmittel, verstanden. Richtiger wäre, Aufsicht als ein Instrument zur Wahrnehmung der Managementaufgabe zu interpretieren, dabei auch die grundlegende Unterscheidung nach Managementebenen zu verwenden, statt sich an Einzelfallentscheidungen und -ergebnissen zu orientieren. Wirksamer und wirtschaftlicher ist es, sicherzustellen, dass Steuerungsinstrumente (einschließlich Prozessorganisation und Qualitätsmanagement) geeignet und Kapazität und Qualifikation des Managements gewährleistet sind, und eine "Steuerung auf Abstand" z. B. mit Zielvereinbarungen.
Aufsichtsarten
Bei der
Aufsicht über "nachgeordnete Einrichtungen", also Institutionen,
wird herkömmlich unterschieden zwischen Rechts-, Fach- und Dienstaufsicht, weil Aufsicht nicht als Managementaufgabe strukturiert wird.
Regelungen für die Fachaufsicht enthalten die "Grundsätze zur Ausübung der Fachaufsicht der Bundesministerien über den Geschäftsbereich" (Stand: 2. Mai 2008, Online-Quelle / interne Quelle im Online-Archiv).
Art und Umfang der Aufsicht ist ein entscheidendes Gestaltungs- und Managementinstrument, siehe im Beitrag Agentur, sowie zur Ausübung der Aufsicht den Beitrag Kommunikation mit Erlassen und Berichten.
Aufsicht ist der Sache nach auch die Funktion von Fach- und Dienstvorgesetzten. Im modernen Management sollten die unterschiedlichen Beziehungen, die Gegenstand der Aufsicht in diesem weiten Sinne sind, nach gleichen Kriterien, orientiert an einer einheitlichen Managementkonzeption, gestaltet und ausgeübt werden.
Auftrag
1. Allgemeine Bedeutung, auch als Zielfeld:
der (gesetzliche) Auftrag einer Verwaltungseinheit, in der Regel als der zu erreichende Beitrag zum Gemeinwohl (als Wirkung/Outcome), der Zweck einer
nicht-gewinnorientierten Organisation (eines Non-Profit-Unternehmens),
d. h. die ihr übertragene unmittelbare Aufgabe, ihre Mission.
2. organisatorisch im Unterschied zu Aufgabe:
einmalige, spezielle Aufforderung zum Tätigwerden im Interesse
der Zielerreichung (z. B. "Sonderauftrag" in Abweichung von
der geschäftsplanmäßigen
Aufgabenverteilung), also Disposition
und nicht Organisation.
Auftragserfüllung
die Erfüllung eines Auftrages
entsprechend der ersten Bedeutung des Begriffs "Auftrag", dem Zweck einer
öffentlichen Einrichtung, der ihre Existenzberechtigung
darstellt bzw. sie konkretisiert. Auftragserfüllung,
d. h. die Erbringung des Beitrages zum Gemeinwohl als nicht
marktgängiges Gut, ist deshalb das oberste Ziel jeder Einheit,
die öffentliche Aufgaben wahrnimmt und
wegen eben dieser Besonderheit von der Allgemeinheit finanziert
und/oder mit besonderen Rechten ausgestattet wird und ggf. mit den
Mitteln des Sonderrechts der öffentlichen Verwaltung
(Verwaltungsrecht) handelt. Die Auftragserfüllung ist in der
Regel zunächst allgemein formuliert als Mission und muss für
strategisches und operatives Management konkretisiert werden durch Ziele und Kennzahlen, dann ist es
die Überschrift über ein Zielfeld/einen Zielbereich
(siehe im Beitrag
"Ziele und Kennzahlen"), eine Dimension/Perspektive in einer Balanced Scorecard,
oder ergibt den wesentlichen Inhalt für das 9. Kriterium im
Rahmen der Qualitätsmanagement-Konzepte EFQM-Modell oder CAF.
Auftraggeber / Auftragnehmer
im Public Management derjenige (als Instanz/Organ, der einen Auftrag zum Tätigwerden erteilt, Ergebnisse/Wirkungen zu erreichen, möglichst konkretisiert durch Ziele, ggf. Bereitstellung von Befugnissen und von Finanz- und/oder Sachmitteln zur Erfüllung des Auftrages. Der Adressat ist Auftragnehmer.
Auftraggeber kann das Parlament sein, das der Regierung Aufträge erteilt. Als Auftragnehmer ist die Regierung nicht zwangläufig verpflichtet, den Auftrag selbst zu erfüllen, sie hat aber die Verpflichtung für die Erfüllung zu sorgen: indem sie den Auftrag selbst wahrnimmt oder an geeignete Dritte weitergibt, insbesondere an Einheiten der Verwaltung (Behörden des Geschäftsbereichs) oder an andere Dritte, ggf. konkretisiert / ergänzt. Innerhalb der Verwaltungshierarchie kann der Auftrag in Teilaufträge zerlegt werden.
Die Beauftragung kann erfolgen durch (einseitigen) Auftrag (Leistungsauftrag), durch Absprachen in einer Zielvereinbarung, förmlichen öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Vertrag. In Deutschland ist eine Systematisierung noch nicht vorhanden, anders als in der Schweiz.
Aufwand/Aufwendungen
Geldwert der in einer
Rechnungsperiode verbrauchten Güter und Leistungen einer
Organisation oder einer Organisationseinheit, unabhängig von
Zahlungsvorgängen und Ausgaben. Sie werden in der betrieblichen Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung), in der öffentlichen Verwaltung in Ergebnisplan/Ergebnisrechnung erfasst, weil sie Wertverzehr an Gütern und Dienstleistungen darstellen und dadurch das Eigenkapital mindern. Im Unterschied dazu sind Kosten Aufwand der
Rechnungsperiode, in der sie erfolgswirksam werden. »Ertrag, Wirtschaftlichkeit,
Kosten, Mehr ...
Ausführungsaufgaben »Aufgabenarten
Ausführungsstelle
eine "normale" »Stelle
(= Dienstposten) mit Ausführungsaufgaben ohne Weisungsbefugnis
gegenüber anderen Stellen (s.a. »Stab, »Instanz). Der
Stelleninhaber/die Stelleninhaberin ist eine
"Ausführungskraft": ein(e) Beschäftigte(r) ohne
Weisungsbefugnisse anderen gegenüber, die einer Instanz untersteht.
Ausgaben
Zahlungen und andere finanzielle Vorgänge (z. B.
Verrechnung des Kaufpreises mit Gegenforderung); wichtig: Ausgaben sind
nicht automatisch Kosten, weil mit ihnen
gleichzeitig Vermögenszugänge verbunden sein
können, so dass keine Veränderung des
Vermögens eintritt ("Tausch Geld gegen Ware"), typisch für Investitionen. Deshalb können höhere "Ausgaben" als Investitionen Kosten senken: durch geringere Kosten für die Erbringung der Leistungen, längere Lebensdauer der Investitionsgüter, oder die Wirtschaftlichkeit durch höhere Einnahmen verbessern. Das Denken in Ausgaben in der Kameralistik ist deshalb eines der Grundprobleme der klassischen Verwaltung, weil es die Orientierung auf Effektivität, Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns behindert und möglicherweise verhindert.
Auslastung
(-sgrad)
Verhältnis der tatsächlichen Leistung (Ist-Leistung)
oder der Nachfrage zur möglichen Leistung (»Kapazität
= Kann-Leistung)
Ausschuss
für Organisationsfragen (AfO) der Bundesministerien
ressortübergreifender Ausschuss unter dem Vorsitz und der
Geschäftsführung des Bundesministeriums des Innern
(Referat O 1), gemäß § 20
Abs. 1 der GGO der
Bundesministerien. Mitglieder sind die Leitungspersonen der
Organisationsreferate der Bundesministerien an, beratend sind der
Bundesrechnungshof, der Bundesdatenschutzbeauftragte und der Bundesbeauftragte für
Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung vertreten, ständige
Gäste sind die Leitungen der Organisationsreferate von
Bundestag, Bundesrat, Bundespresseamt und Bundesverfassungsgericht.
Autopoiese
Fähigkeit von Systemen, die eigenen Elemente, aus
denen sie bestehen, selbst zu produzieren, wie es für
biologische Systeme typisch ist. Damit potenziert sich die
Möglichkeit, sich von der Umwelt unabhängig zu
machen. Entsprechendes gilt für Organisationen, bei ihnen ist
jedoch die Gefahr eines Eigenlebens unabhängig von
Umweltanforderungen und den vorgegebenen Aufgaben verbunden mit der
Chance, Autopoiese zur Optimierung aus eigener Kraft zu nutzen. »System, Selbstreferenz
AWV
Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
Gemeinnütziger Verein zur Förderung von Effizienz und
Effektivität der Verwaltung, sowohl der öffentlichen
als auch der Verwaltung der Wirtschaft. Website der AWV: http://www.awv-net.de
Online-Verwaltungslexikon - © B. Krems - 1999-2021Online-Verwaltungslexikon - weiter
back
office
Kundenfernes "Hintergrundbüro" im Gegensatz zum front
office, wo die Kommunikation mit dem Bürger/der Bürgerin (dem Kunden/ der Kundin) stattfindet. Im back office werden alle Tätigkeiten
verrichtet, die nach der Tätigkeit im front
office noch anfallen, z. B. Bearbeitung des Antrages, Fertigung des Bewilligungsbescheides, Anordnung der Auszahlung. Siehe die Abbildung
zu E-Government. Die Unterscheidung wird auch für Funktionsbereiche von
Software verwendet.
Balanced
Scorecard (BSC - "Ausgewogener Berichtsbogen")
Ein Managementkonzept zur Umsetzung einer Unternehmenskonzeption
(Vision und Strategie)
in ein konsistentes System von strategischen Zielen und die Konkretisierung dieser strategischen Ziele durch operative Ziele und Maßnahmen. Ziele und Kennzahlen bilden die für den langfristigen Erfolg wichtigen
Dimensionen ab, das sind für gewinnorienterte Unternehmen: Finanz-, Kunden-, Prozess-, Lern- und Innovationsperspektive,
also sowohl Ergebnisse (Spätindikatoren, insbesondere Finanzziele) als
auch kritische Erfolgsfaktoren für die Zukunft (Frühindikatoren, insbesondere
Lern- und Entwicklungsperspektive). Dabei stehen die Finanzziele an der Spitze
der Zielpyramide, weil sie die Interessen der Anteilseigner repräsentieren. (...) Für die öffentliche Verwaltung ist das Konzept mit der Änderung
verwendbar, dass Leistungs- oder Wirkungsziele die erste Dimension bilden ... Mehr ...
Für die öffentliche Verwaltung ist das Konzept mit der Änderung verwendbar, dass Wirkungs- und Leistungsziele die erste Dimension bilden und an der Spitze der Zielpyramide stehen ... Mehr ...
Balkendiagramm
(Gantt-Diagramm)
Allgemein:
Grafische Darstellung von Werten oder Mengen durch unterschiedlich
grosse Balken, verwandt: das Säulendiagramm, bei dem die Werte
als senkrechte Blöcke dargestellt werden. Zeitplanung:
eine einfach zu handhabende Darstellungstechnik für den
zeitlichen Ablauf von Vorhaben und Projekten.
Es besteht aus einer Vorgangsliste, der Balken parallel zur Zeitachse
zugeordnet werden. Damit kann der Stand des Vorhabens sofort abgelesen
werden. Für komplexere Vorhaben weniger geeignet, da die
Abhängigkeiten und Pufferzeiten schlecht abzubilden sind,
dafür wird dann ein Netzplan
verwendet.